Tidak masalah industri Anda, memahami cara menulis surat bisnis dasar adalah suatu keharusan bagi semua pelaku bisnis. Meskipun korespondensi bisnis dasar sangat umum, ada beberapa jenis surat bisnis dalam penulisan teknis. Huruf bisnis berbeda berdasarkan audiens, tujuan, penulis, dan format tertentu.
Lanjutkan Surat Pengantar
Pengusaha menggunakan surat lamaran resume dalam proses lamaran pekerjaan untuk "menjual" diri mereka kepada organisasi yang mereka coba bergabung. Surat pengantar adalah kesan pertama Anda sebagai pencari kerja akan membuat calon majikan Anda, dan majikan sering menggunakan surat pengantar sebagai tes lakmus untuk menentukan apakah resume tersebut layak dibaca. Menurut Lab Menulis Online Purdue, Anda harus menulis surat lamaran resume Anda dengan suara naratif, menyoroti pengalaman dan keterampilan yang telah mempersiapkan Anda untuk pekerjaan yang Anda cari. Pusat penulisan di University of North Carolina di Chapel Hill menyarankan menulis dengan nada yang terletak antara sangat percakapan dan sangat formal. Sering menggunakan kata kerja tindakan saat menulis surat pengantar Anda, dan gunakan bantuan yang diinginkan iklan atau deskripsi pekerjaan untuk menemukan kata-kata kunci, seperti "berorientasi detail," yang harus dimasukkan dalam surat Anda.
Surat Bisnis yang Persuasif
Jika Anda menulis surat bisnis persuasif, Anda berusaha meyakinkan penerima untuk mengambil tindakan yang Anda rekomendasikan. Anda dapat menulis jenis surat bisnis ini kepada karyawan, penyelia, klien atau kolega, atau kepada pihak lain di dalam atau di luar organisasi Anda. Surat bisnis persuasif harus menyatakan tujuan (untuk meyakinkan) dalam beberapa kalimat pertama, menurut EnglishClub. Menulis bisnis singkat karena pebisnis sibuk secara stereotip. Sangat penting bagi surat Anda untuk langsung ke pokok permasalahan dan tidak membuang waktu dengan perkenalan, sosialisasi, atau detail yang tidak perlu. Sebutkan tindakan yang Anda ingin pembaca Anda ambil dalam beberapa baris pertama dan menghabiskan isi surat itu menguraikan manfaat dari tindakan atau menjelaskan mengapa itu harus diambil. Pastikan untuk memasukkan dengan jelas setiap detail yang diperlukan. EnglishClub juga menyarankan agar Anda juga menyatakan dengan jelas jika Anda memerlukan respons.
Saat Anda menulis surat bisnis persuasif, analisis audiens Anda. Kepada siapa Anda menulis akan menentukan informasi apa yang Anda masukkan. Misalnya, Anda hanya akan menambahkan pengantar jika orang yang Anda tulis tidak mengenal Anda. Selain itu, seorang manajer akan menemukan manfaat yang berbeda selama tindakan daripada klien.
Surat Permintaan Maaf
Meskipun mereka adalah salah satu jenis surat bisnis yang paling umum, surat permintaan maaf juga merupakan salah satu yang paling sulit untuk ditulis. Anda harus menulis untuk "menyelamatkan muka," memungkinkan bisnis Anda untuk mempertahankan integritas sambil menawarkan permintaan maaf yang tulus untuk kelalaian. Seperti komunikasi bisnis lainnya, langsung ke intinya. Tulis maksud surat itu - untuk meminta maaf - dan untuk apa Anda meminta maaf pada paragraf pertama. Menurut ABusinessResource, paragraf Anda berikutnya harus meminta pihak yang dirugikan untuk memaafkan kesalahan dan menjelaskan bagaimana kesalahan itu dibuat, serta apa pun yang dilakukan untuk memastikan itu tidak terjadi lagi. Akhirnya, Anda harus menyatakan kembali permintaan maaf Anda dan menawarkan untuk menebus kesalahan dengan diskon, barang dagangan gratis atau dengan cara lain yang sesuai. Dalam surat permintaan maaf, tampaknya tidak pernah bersikap defensif, dan selalu memberikan informasi kontak seseorang yang paling bisa mengatasi masalah tersebut.
