Berfokus pada masalah ketidakpuasan pelanggan adalah salah satu hal terpenting yang dapat dilakukan bisnis jika ingin menyelesaikan keluhan pelanggan. Program pengaduan pelanggan memungkinkan pelacakan, pengorganisasian, dan akhirnya penyelesaian masalah layanan atau perusahaan. Memantau program keluhan pelanggan secara teratur sangat penting untuk mengembangkan hubungan pelanggan jangka panjang yang sukses.
Buat spreadsheet elektronik atau dokumen lain tempat data dari program pengaduan pelanggan dapat direkam. Beri nama file komputer ini "Keluhan Pelanggan" atau judul yang serupa dan simpan ke tempat yang aman di komputer Anda. Contoh perangkat lunak spreadsheet yang dapat digunakan adalah Microsoft Excel, yang memungkinkan untuk memfilter dan menyortir data yang dimasukkan.
Melacak masalah penting yang terkait dengan program keluhan pelanggan Anda dengan mengumpulkan data dari program dan memasukkannya ke dalam spreadsheet Anda. Contoh masalah yang perlu diperbarui dan dipantau secara teratur termasuk penyebab keluhan pelanggan, yang mengajukan keluhan paling banyak kepada pelanggan, seberapa sering mereka diajukan serta seberapa cepat dan jika masalah diselesaikan.
Urutkan data program keluhan pelanggan dalam spreadsheet Anda sehingga dapat dilihat secara jelas dan terorganisir. Kategorikan berbagai jenis keluhan untuk melihat masalah apa yang paling perlu ditangani. Urutkan nilai dolar dari setiap transaksi moneter yang menghasilkan keluhan pelanggan.
Kembangkan kebijakan yang menangani keluhan pelanggan yang belum terselesaikan dan putuskan teknik retensi pelanggan apa yang akan Anda gunakan. Menawarkan diskon khusus untuk pelanggan, barang gratis, atau penawaran satu kali lainnya untuk menyelamatkan hubungan pelanggan adalah semua contoh cara penanganan keluhan yang tidak terselesaikan.
Mencari umpan balik pelanggan dari program keluhan pelanggan dari pelanggan yang puas dan tidak puas. Ini harus dilakukan oleh anggota manajemen karena masalah yang tidak terselesaikan sering kali akan terlibat. Namun, mendapatkan umpan balik pelanggan tentang program Anda adalah langkah yang baik untuk meningkatkan program keluhan pelanggan Anda.
Integrasikan program perangkat lunak pengaduan pelanggan yang akan memungkinkan Anda untuk melacak dan mengatur serta menyelesaikan keluhan. Alat-alat ini memungkinkan memberikan perwakilan perusahaan alat yang mereka butuhkan untuk menangani masalah pengaduan. Contohnya termasuk Manajemen Keluhan Pelanggan Everest oleh Lynk Software dan Perangkat Lunak Keluhan Pelanggan Master Control.
