Dalam bisnis, keluhan pelanggan dapat memengaruhi reputasi bisnis dan perlu ditangani dengan tepat. Jika Anda memiliki beberapa pelanggan yang memiliki pengalaman buruk, dan bisnis memilih untuk mengabaikannya atau tidak melakukan apa pun, Anda tidak hanya akan kehilangan bisnis itu, tetapi juga bisnis semua orang yang mereka kenal. Jika seseorang telah mengirimkan keluhan melalui surat atau email dan dia menerima tanggapan berupa surat, itu dapat meningkatkan ketidakpuasan; pelanggan ingin didengar. Atasi keluhan pelanggan satu per satu. Ada proses yang dapat digunakan untuk memastikan keluhan pelanggan ditangani secara efektif. Ini menciptakan hubungan di mana pelanggan merasa dihargai dan kembali di masa depan.
Minta maaf kepada pelanggan dan merujuk secara khusus ke keluhan. Permintaan maaf menunjukkan bahwa Anda mengakui keluhan dan benar-benar menyesal atas masalah ini. Ini harus dilakukan dengan kata-kata Anda sendiri dan dengan belas kasih. Jika Anda memberikan respons terperinci terhadap keluhan pelanggan, itu juga menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan masalah tersebut dan belum menepis keluhan tersebut sebagai hal sepele.
Akui keluhan segera setelah diterima, apakah keluhan dilakukan secara langsung atau melalui surat dan email. Jika ada secara langsung, dengarkan keluhan orang tersebut tanpa gangguan. Jika melalui surat atau email, kirim tanggapan melalui surat atau email yang memberitahukan orang yang telah Anda terima keluhan dan akan segera menghubungi Anda.
Jelaskan kepada pelanggan apa yang Anda lakukan untuk memperbaikinya. Jangan membuat alasan untuk kesalahan yang dibuat bisnis Anda. Pelanggan tidak peduli tentang bagaimana hal itu terjadi. Pelanggan hanya peduli dengan apa yang akan Anda lakukan untuk memperbaikinya. Jika Anda menunjukkan bahwa Anda bersedia untuk memperbaiki masalah, Anda lebih cenderung untuk memuaskan mereka dan terus melakukan bisnis dengan mereka.
Beri tahu mereka bahwa bisnis di masa depan sangat penting bagi Anda. Selalu berikan pelanggan cara untuk menghubungi Anda melalui telepon atau alamat email Anda. Mintalah tanggapan mereka tentang cara mereka menangani keluhan dan sertakan sertifikat hadiah yang meminta kesempatan lain untuk berbisnis dengan mereka. Tindak lanjuti email atau surat Anda. Tanyakan kepada pelanggan apakah mereka telah kembali ke toko dan apa pengalamannya.
Tulis keluhannya. Sertakan saat Anda menerima keluhan, bagaimana keluhan itu ditangani dan setiap kontak lanjutan yang Anda lakukan dengan pelanggan. Masukkan apa yang dapat dilakukan untuk menghindari keluhan ini di masa mendatang. Semakin banyak informasi yang dapat Anda sertakan, semakin baik kemampuan Anda mengelola keluhan jika itu terjadi lagi.
