Cara Mengubah Prosedur Operasi Standar. Perubahan pada Prosedur Operasi Standar (SOP) mengikuti metode khusus yang ditetapkan oleh departemen Urusan Kualitas dan Pengaturan perusahaan. Mulai mendokumentasikan perubahan yang diminta pada SOP segera setelah personel yang relevan mempertimbangkan revisi tersebut. Simpan daftar percakapan tentang perubahan ini berdasarkan tanggal dan peserta. Kemudian, sertakan catatan ini sebagai bagian dari permintaan awal Anda untuk mengubah SOP.
Identifikasi secara tertulis perlunya perubahan pada SOP. Teruskan dokumen ini ke penyelia departemen yang perubahan itu mempengaruhi dan ke departemen kontrol dokumen.
Lengkapi formulir permintaan perubahan. Putuskan apakah perubahan yang diminta bersifat administratif atau klerikal. Perubahan administratif berusaha merevisi proses yang diikuti perusahaan. Perubahan klerikal berupaya merevisi ejaan, tata bahasa, format, dan kejelasan SOP yang ada.
Minta nomor otorisasi perubahan dari departemen kontrol dokumen. Tuliskan nomor ini di halaman depan formulir permintaan perubahan.
Persiapkan penjelasan tentang perubahan yang diminta. Jika memungkinkan, salin SOP yang ada dan buat revisi garis merah yang menunjukkan perubahan yang diminta. Tanda tangani dan beri tanggal pada formulir permintaan perubahan. Kirimkan ke departemen kontrol dokumen.
Kirimkan salinan formulir permintaan perubahan ke departemen sumber daya manusia. Jelaskan apakah departemen harus melatih karyawan karena perubahan yang diminta dan karyawan mana yang mempengaruhi perubahan itu. Memerlukan sumber daya manusia untuk mendokumentasikan pelatihan berdasarkan tanggal, karyawan, pelatih dan subjek.
Kirim data penyelesaian pelatihan ke departemen kontrol dokumen. Meminta agar mereka menambahkannya ke formulir permintaan perubahan asli.
Mendistribusikan formulir permintaan perubahan yang disetujui untuk semua karyawan perusahaan. Identifikasi formulir dengan nomor otorisasi kontrolnya. Beri tahu karyawan cara mengakses formulir.
