Dalam lingkungan bisnis, setiap panggilan telepon yang Anda lakukan penting, baik Anda berbicara dengan pelanggan, klien, atau vendor. Pengalaman-pengalaman ini adalah dasar untuk hubungan bisnis Anda, dan satu pengalaman buruk seringkali cukup untuk kehilangan pelanggan selamanya. Dengan mengikuti aturan dasar etiket telepon, Anda akan memastikan bahwa klien Anda memiliki pengalaman positif setiap kali mereka menelepon.
Dipersiapkan
Kontak telepon yang baik dimulai dengan persiapan. Staf kantor harus tahu siapa yang bertanggung jawab untuk menjawab setiap telepon, dan siapa pun yang menerima panggilan harus terbiasa dengan telepon dan fungsinya.
Anda juga harus menyiapkan salam standar untuk digunakan oleh seluruh staf. Meskipun Anda mungkin ingin menambahkan beberapa individualitas ke salam Anda, itu harus tetap mencakup empat bahan dasar: salam, orang yang berbicara, organisasi yang mereka wakili dan bertanya bagaimana membantu penelepon. Contohnya adalah, "Halo, ini Gene dengan Layanan Du Bois. Bagaimana saya dapat membantu Anda hari ini?"
Bersikaplah optimis
Saat Anda menjawab panggilan, waspadai nada suara Anda dan kecepatan kata-kata Anda. Cobalah untuk mempertahankan nada suara yang ceria, bahkan jika Anda tidak merasa sangat positif. Tersenyum akan membantu, meskipun penelepon tidak dapat melihat Anda. Senyum mengubah bentuk mulut, mengubah belok dan nada Anda dengan cara yang bisa didengar.
Jadilah yang efisien
Panggilan masuk harus dijawab segera, umumnya pada dering kedua. Menjawab panggilan terlalu cepat mungkin membingungkan beberapa penelepon, tetapi kebanyakan penelepon cenderung menutup telepon setelah tiga atau empat dering.
Sebelum menerima panggilan, Anda harus terbiasa dengan fungsi sistem telepon Anda. Biasakan diri Anda dengan cara menahan penelepon (tanpa sengaja memutus penelepon) dan cara mentransfer panggilan ke ekstensi lain.
Jika Anda perlu menerima pesan, bersiaplah untuk mencatat secara menyeluruh. Selalu tanyakan nama penelepon dan untuk siapa pesan mereka. Jika penelepon perlu dihubungi di masa mendatang, mintalah nomor telepon balik. Rekam pesan secara keseluruhan, dan sampaikan kepada penerima segera.
Saat membalas panggilan, respons akan terjadi dalam satu hari kerja dan jika mungkin pada hari yang sama. Jika ini ditunda, harus dilakukan kontak untuk menjelaskan alasannya, dan perkirakan kapan respons akan dibuat.
Menjadi profesional
Karena Anda mewakili bisnis, berhati-hatilah untuk berbicara seperti seorang profesional. Frasa seperti "Ada apa?" dan "Hanya sebentar" baik untuk percakapan biasa, tetapi tidak komunikasi profesional. Demikian pula, Anda harus menghindari menggunakan bahasa gaul apa pun. Bukan saja tidak profesional, tetapi banyak yang menganggap istilah-istilah yang tampaknya tidak berbahaya bersifat ofensif.
Dan jangan mencoba makan dan menjawab telepon pada saat bersamaan. Mencoba berbicara sekitar satu gigitan makanan hanya akan membuat Anda sulit dimengerti.
Menyopani
Pada awal setiap panggilan, orang yang menjawab harus menanyakan nama penelepon dan bagaimana mereka dapat melayani. Jika panggilan meluas lebih jauh, harus diperhatikan untuk mengingat dan (jika perlu) menggunakan nama pemanggil. Penelepon harus benar merasa bahwa mereka menerima perhatian dan layanan pribadi.
Jika Anda perlu mentransfer panggilan atau menahan penelepon, selalu minta izin untuk melakukannya. Bagi banyak penelepon, perubahan tiba-tiba dari berbicara kepada orang langsung menjadi mendengarkan musik memegang itu menjengkelkan dan kasar. Penelepon tidak boleh ditahan tanpa alasan yang jelas. Menggunakan penahanan sebagai cara menghindari penelepon tidak hanya kasar, tetapi juga dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja.
Usahakan selalu mengakhiri panggilan dengan nada positif. Yakinkan penelepon bahwa Anda memberi mereka upaya terbaik Anda dengan meninjau tindakan yang telah Anda ambil dan akan ambil.Selalu tanyakan apakah ada hal lain yang dapat Anda bantu, dan ucapkan terima kasih atas waktu mereka.
