Saat menjalankan bisnis, sangat penting untuk menjawab telepon dengan cara yang profesional dan sopan. Telepon tetap menjadi sarana komunikasi utama antara sebagian besar bisnis dan pelanggan mereka. Jika Anda membaca ulasan yang dibuat oleh pelanggan untuk bisnis, Anda akan melihat bahwa pelanggan cenderung membentuk opini keseluruhan perusahaan berdasarkan bagaimana mereka diperlakukan di telepon. Pelanggan membuat penilaian berdasarkan jumlah dering sebelum panggilan mereka dijawab, bagaimana mereka disambut di telepon, berapa lama mereka ditahan dan apakah mereka puas pada akhir panggilan.
Angkat telepon sebelum deringan ketiga. Meskipun ini tidak mungkin dilakukan setiap waktu, ini harus menjadi tujuan keseluruhan. Pelanggan melihatnya sebagai tidak profesional ketika panggilan mereka tidak segera dijawab. Bahkan jika Anda tidak dapat langsung menelepon, paling tidak sambut pelanggan dan minta dia untuk menunggu sebentar.
Jawab telepon secara profesional. Untuk sebagian besar bisnis, salam standar berfungsi paling baik, dan Anda mungkin ingin mengeluarkan kebijakan perusahaan universal di mana semua panggilan telepon dijawab dengan cara yang sama. Gunakan salam sederhana yang menyertakan nama perusahaan dan tanyakan bagaimana Anda dapat membantu. Misalnya, Anda dapat mengatakan sesuatu dengan efek, "Selamat malam dan terima kasih telah menghubungi Perusahaan XXX. Apa yang bisa saya bantu?"
Dengarkan secara aktif ketika pelanggan berbicara. Pelanggan jengkel ketika mereka merasa orang lain tidak memperhatikan mereka atau mereka diminta berkali-kali untuk mengulangi apa yang baru saja mereka katakan. Hindari multitasking saat di telepon, dan beri pelanggan perhatian Anda.
Tersenyumlah saat Anda berbicara. Ketika Anda tersenyum, Anda menemukan lebih menyenangkan melalui telepon dan pelanggan merespons positif ini. Selain itu, selalu tetap menyenangkan dan sopan setiap saat, bahkan ketika pelanggan marah dan tidak ramah.
Berbicaralah dengan perlahan dan jelas sambil menjelaskan berbagai hal kepada pelanggan. Pelanggan tidak ingin merasa tergesa-gesa, seolah-olah Anda sedang mencoba untuk mengeluarkan mereka dari telepon. Sangat penting untuk berbicara perlahan dan jelas saat Anda menjelaskan proses yang panjang atau membahas kebijakan perusahaan. Anda ingin menjelaskan diri Anda secara menyeluruh sehingga pelanggan memahami sepenuhnya dan tidak memiliki pertanyaan yang tersisa.
