Komunikasi awal antara calon klien dan firma hukum biasanya melalui telepon, ditangani oleh resepsionis. Akibatnya, penting bahwa resepsionis perusahaan bersikap profesional dan sopan setiap saat. Mempertahankan profesionalisme kadang-kadang bisa menjadi tantangan, terutama bagi resepsionis yang menjawab banyak panggilan setiap hari. Tetapi ada prinsip-prinsip tertentu yang harus selalu Anda ikuti ketika menjawab panggilan di kantor hukum.
Intake Panggilan Awal
Terima setiap panggilan dengan mengumumkan nama firma hukum, mengidentifikasi diri Anda dengan nama, dan menanyakan bagaimana Anda dapat membantu penelepon. Misalnya, "Selamat pagi, ini adalah firma hukum X dan Y, Jane berbicara, dengan siapa saya berbicara?" Setelah Anda mengidentifikasi penelepon dengan nama, tanyakan "Bagaimana saya dapat membantu Anda hari ini Ms. Z," dan lihat penelepon dengan nama selama sisa percakapan. Mencatat selama setiap panggilan dapat membantu, terutama yang berkaitan dengan nama. Pertahankan nada positif selama percakapan, bersabarlah, dan jangan pernah marah. Hindari penggunaan jargon, gaul atau non-kata-kata seperti "uh huh" dan "um."
Mengidentifikasi Kebutuhan Penelepon
Sangat penting bagi Anda untuk mendengarkan dengan cermat penelepon dan mengidentifikasi kebutuhannya dan memberikan informasi yang diminta kepadanya dengan cara yang jelas dan ringkas. Setiap penelepon mencari bantuan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan atau menemukan orang yang tepat untuk diajak bicara.
Merutekan Penelepon ke Orang yang Sesuai di Perusahaan
Jika penelepon meminta informasi terbaik yang disediakan oleh seorang pengacara, beri tahu penelepon bahwa ia perlu berbicara dengan orang lain dan memintanya untuk menahan untuk dipindahkan. Hubungi pengacara kepada siapa Anda bermaksud untuk mentransfer panggilan, mengumumkan pemanggil dengan nama, mengungkapkan tujuan panggilan dan mentransfer panggilan jika pengacara itu tersedia. Tidak ada penelepon yang harus ditahan lebih dari 45 detik. Setelah 45 detik, tanyakan kepada penelepon apakah dia ingin terus memegang, ingin dipanggil kembali ketika seorang pengacara tersedia atau lebih suka menelepon kembali nanti.
Akhiri panggilan
Sebelum mengakhiri setiap panggilan, tanyakan apakah Anda dapat bantuan lebih lanjut sebelum mengakhiri panggilan. Berterima kasih kepada penelepon karena mempertimbangkan biro hukum. Sangat jarang resepsionis sah untuk meyakinkan klien potensial untuk menyewa firma hukum, tetapi resepsionis mudah kehilangan klien karena firma hukum dengan bersikap tidak profesional, kasar atau tidak sopan.
