Robert Kent, mantan dekan Harvard Business School, mengatakan yang terbaik: "Dalam bisnis, komunikasi adalah segalanya." Sering disebut sebagai soft skill, komunikasi menyediakan tautan penting antara semua fungsi inti dalam suatu organisasi. Ketika staf dan administrasi secara efektif terlibat dalam semua bentuk komunikasi tertulis dan lisan, organisasi meningkatkan keuntungan dan kredibilitasnya dalam komunitas bisnis.
Membakukan metode komunikasi. Setiap individu dalam suatu organisasi memiliki gaya komunikasi yang disukai: email, pesan suara, memo, intranet perusahaan atau percakapan tatap muka. Masalah muncul ketika karyawan sangat bergantung pada satu metode tertentu, seperti memo, dan menghindari berurusan langsung dengan rekan kerja. Jika Anda seorang manajer atau penyelia, tunjukkan dengan jelas metode komunikasi yang disukai untuk situasi tertentu kepada semua karyawan.
Promosikan lebih banyak komunikasi tatap muka. Karyawan dapat dengan terampil mengomunikasikan informasi faktual secara elektronik menggunakan email, intranet, faks, dan pesan suara. Tetapi mereka harus menggunakan pendekatan yang lebih langsung ketika berhadapan dengan emosi manusia; misalnya, promosi, penurunan pangkat, teguran, perbedaan pendapat dan pesan ucapan selamat.
Berlatih mendengarkan aktif. Lebih dari sekadar mendengarkan isi pembicaraan seseorang. Dengarkan seluruh orang dengan mengamati dengan seksama ekspresi wajah, gerakan dan perubahan postur. Dengarkan tanpa menghakimi dan jangan menginterupsi. Pada interval yang sesuai, nyatakan kembali apa yang Anda pikir telah Anda dengar dan minta karyawan untuk klarifikasi lebih lanjut.
Hormati keragaman. Tempat kerja tidak lagi homogen; karyawan mencerminkan perbedaan usia, ras, etnis, kemampuan fisik, dan orientasi seksual. Sebagai manajer atau penyelia, Anda harus mengetahui berbagai gaya komunikasi dan pekerjaan. Misalnya, beberapa karyawan Asia mungkin tidak nyaman dengan kontak mata langsung. Dalam kasus ini, komunikasi tatap muka dapat menjadi canggung dan stres.
Tingkatkan partisipasi karyawan selama rapat. Tunjuk fasilitator yang berbeda pada setiap pertemuan; ini akan memberi setiap karyawan kesempatan untuk meningkatkan keterampilan kepemimpinan dan komunikasinya. Mulailah setiap pertemuan dengan pemecah es yang berbeda dan aktif meminta pendapat karyawan yang lebih tenang.
