Sangat penting untuk menulis laporan data yang secara efektif akan mengkomunikasikan masalah tersebut kepada eksekutif yang sibuk yang hanya memiliki beberapa menit untuk membaca laporan Anda. Salah satu hal penting untuk dimasukkan adalah representasi visual dari data yang paling penting, seperti bagan dan grafik. Anda juga harus menjaga bahasa tetap ringkas dan bebas jargon.
Tinjauan Umum Menulis Laporan Analitik yang Baik
Langkah pertama adalah membuat garis besar laporan sesuai dengan pedoman apa pun yang perlu Anda ikuti. Setiap perusahaan biasanya memiliki format sendiri untuk menulis laporan, dan Anda harus mengikuti format Anda. Garis besar ini pada dasarnya akan memberi Anda peta jalan untuk diikuti saat Anda menulis laporan dan mudah-mudahan membantu Anda berurusan dengan blok penulis mana pun yang mungkin muncul kemudian. Anda harus menyusun laporan Anda untuk menjelaskan dan menganalisis semua data dan kesimpulan yang dicapai dalam format yang mudah dibaca. Jika laporan Anda panjang, Anda mungkin perlu menyertakan daftar isi.
Pertimbangkan Aspek Visual
Data itu sendiri, bisa abstrak dan sulit untuk dimasukkan ke dalam konteks. Jadi, Anda harus bermurah hati dalam menggunakan grafik, grafik, dan tabel untuk mengilustrasikan hasil analisis Anda. Bila perlu, Anda dapat menyertakan referensi dalam teks untuk menjelaskan gambar-gambar penting. Pembaca Anda harus dapat mengetahui apa yang paling penting dari setiap grafik, dan karenanya Anda harus menyorotnya, bukan hanya menggambarkan apa yang sudah bisa dilihat. Selain itu, pastikan referensi teks Anda dekat dengan gambar yang mereka rujuk, sehingga pembaca Anda dapat membuat koneksi antara keduanya.
Buat Draft Kasar
Setelah Anda selesai dengan garis besar, buat konsep kasar yang mencakup informasi paling penting, terstruktur sesuai dengan garis besar. Detail teknis tidak penting sekarang; mereka dapat ditambahkan nanti. Idenya adalah untuk memasukkan informasi yang paling penting terlebih dahulu sehingga pembaca akan dapat menemukannya dengan mudah ketika mereka menerima laporan Anda. Ingatlah bahwa banyak pembaca Anda sibuk. Juga, ingatlah untuk berhati-hati dengan penggunaan jargon Anda, hindarilah sedapat mungkin.
Ringkasan Eksekutif dan Abstrak
Meskipun mereka muncul di awal laporan Anda, ringkasan eksekutif dan abstrak adalah aspek terakhir yang akan Anda tulis. Kedua bagian mewakili ringkasan laporan, menunjukkan kesimpulan penting dari laporan tersebut. Itu sebabnya Anda menulisnya terakhir.
Ringkasan eksekutif memiliki arti penting tersendiri dalam laporan analisis data. Alasannya disebut ringkasan eksekutif adalah ringkasan untuk eksekutif perusahaan. Ini mungkin orang-orang yang sibuk yang tidak punya waktu untuk membaca seluruh laporan, membahas semua detail yang lebih baik. Karena itu, Anda harus berusaha, sebanyak mungkin, untuk menangkap poin penting dari laporan dalam ringkasan eksekutif, seperti tujuan, poin data utama dan kesimpulan. Bersikap sesingkat mungkin dan hanya memasukkan poin yang paling penting. Jika eksekutif dapat segera memahami tentang apa laporan itu, hanya dengan membaca ringkasan eksekutif, maka Anda telah melakukan pekerjaan Anda.
Buat Revisi
Merevisi analisis data Anda sebanyak yang Anda perlu, pastikan untuk mengatur informasi secara logis koheren. Hindari paragraf besar yang membosankan dan gunakan ruang putih untuk membuat laporan menarik secara estetika. Sajikan informasi yang ditabulasi sebagai grafik. Dan, akhirnya, hindari penggunaan suara pasif sepanjang.
