Siapa pun yang bekerja di atau mengelola kantor memahami pentingnya mempertahankan inventaris perlengkapan kantor. Tidak ada yang membuat kemajuan pekerjaan terhenti lebih cepat daripada kehabisan dasar-dasar seperti pena, kartrid toner, kertas dan amplop. Setelah Anda memiliki persediaan, penting untuk melacak pengeluaran dan penggunaan dengan mengikuti beberapa aturan sederhana manajemen persediaan dasar.
Penjaga gerbang
Salah satu aturan pertama manajemen persediaan yang baik adalah untuk memastikan ia memiliki manajer. Tunjuk seorang penjaga gerbang. Pemeliharaan inventaris yang berhasil berarti mengetahui apa yang ada dan berapa lama persediaan itu ada di sana, mencatat nilai persediaan dan memantau ke mana perginya ketika meninggalkan area pasokan. Perlengkapan kantor mencakup banyak barang kecil yang mudah hilang. Persediaan harus disimpan di area yang aman dengan akses terbatas pada beberapa karyawan kunci. Simpan log barang yang dibagikan dan barang diganti.
FIFO
FIFO adalah akronim untuk masuk pertama, keluar pertama. Ini adalah istilah akuntansi untuk melaporkan nilai persediaan dan memastikan bahwa barang yang dibeli terlebih dahulu digunakan terlebih dahulu sehingga nilainya tetap akurat. Ini juga cara cerdas untuk mencegah persediaan menjadi usang, basi, atau usang. Barang yang dibeli terlebih dahulu harus digunakan terlebih dahulu. Ketika persediaan pengganti dibeli, simpan di belakang persediaan yang lebih lama dan perintahkan karyawan untuk mengambil persediaan dari depan. Item dengan tinta bisa mengering, kertas bisa menguning dan bagian peralatan bisa menjadi usang. Gunakan metode FIFO untuk mengurangi pemborosan dan menjaga inventaris Anda tetap segar.
Membeli Leverage
Mempertahankan inventaris perlengkapan kantor memberi peluang bisnis untuk membeli dalam jumlah yang lebih besar, yang berarti penghematan diskon. Penghematan ini terakumulasi dengan cepat ketika membeli barang paling populer dalam jumlah besar. Jika pembelian semua kebutuhan pasokan kantor Anda diberikan kepada satu vendor, gunakan daya beli itu untuk menegosiasikan penghematan atas pembelian yang lebih kecil juga. Manfaatkan sepenuhnya program hadiah yang ditawarkan oleh pemasok. Bisnis pasokan kantor kompetitif, jadi gunakan proses penawaran untuk menentukan perusahaan mana yang memiliki program terbaik untuk kebutuhan Anda.
Organisasi
Kunci keberhasilan manajemen inventori adalah di organisasi persediaan. Agar sistem menjadi efisien, karyawan harus dapat mengakses apa yang mereka butuhkan, ketika mereka membutuhkannya. Persediaan harus disimpan dengan barang-barang yang paling sering digunakan pada tingkat mata dan mudah dijangkau. Persediaan barang-barang bekas yang lebih rendah di rak-rak yang lebih tinggi tetapi pastikan mereka tidak dilupakan. Posting daftar inventaris dari apa yang ditebar dan di mana itu dapat ditemukan. Jaga area tetap bersih dan teratur. Ganti item dengan lead time yang cukup agar tidak kehabisan, terutama item penting. Bersihkan barang-barang usang secara teratur.
