Sangat mudah bagi bisnis untuk kewalahan dengan inventaris, terutama ketika baru memulai. Satu kesalahan yang dilakukan banyak bisnis adalah memesan banyak produk sekaligus tanpa terlebih dahulu membangun sistem manajemen inventaris dan menyiapkan ruang gudang yang akan dapat menangani masalah penyimpanan di bulan dan tahun-tahun mendatang. Jika Anda mendapati bisnis Anda tumbuh dan ruang gudang Anda menjadi terlalu sempit, Anda harus mengeluarkan uang untuk mengangkut seluruh inventaris ke lokasi lain atau menyewa ruang tambahan, yang akan memperumit sistem inventaris Anda. Artikel ini menjelaskan cara mengelola inventaris dan persediaan untuk organisasi besar dan kecil.
Manajemen Persediaan untuk Organisasi Besar
Jika Anda adalah bisnis baru, tetapkan proyeksi untuk tempat yang Anda yakini sebagai perusahaan dalam 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun ke atas. Sejajarkan proyeksi tersebut dengan jumlah inventaris yang Anda perkirakan akan tersedia pada setiap tanggal tonggak. Sewa atau beli ruang gudang yang akan memenuhi kebutuhan Anda setidaknya selama 5 tahun pertama.
Pastikan untuk menyimpan inventaris Anda di lokasi sejuk dan beriklim sedang yang dapat Anda akses dengan mudah dengan kereta atau forklift (tergantung pada ukuran gudang dan inventaris Anda). Simpan persediaan untuk bisnis Anda di lokasi terpisah yang lebih mudah diakses oleh karyawan perusahaan. Anda ingin segera memindahkan pesanan tertentu ke departemen yang sesuai yang membutuhkannya dan menyimpan kelebihannya di ruang persediaan yang nyaman yang terkunci.
Pekerjakan personel yang akan didedikasikan untuk mengelola, menerima, dan melacak inventaris dan persediaan setiap hari (tergantung pada ukuran inventaris yang perlu dipertahankan).
Menerapkan sistem komputer manajemen inventaris. Dengan sistem ini Anda akan mencatat pengiriman baru dari vendor serta pesanan yang dikirim ke pelanggan dan produk yang dikirim ke departemen lain sebagai bagian dari proses manufaktur. Catat kwitansi persediaan untuk bisnis Anda di bawah seri pesanan pembelian yang berbeda dalam sistem inventaris. Misalnya, Anda mungkin ingin memulai semua pesanan pembelian untuk inventaris perusahaan sebagai INV (mis., INV00001, INV00002, dan seterusnya) dan semua pesanan pasokan sebagai SUP (mis., SUP00001). Dengan cara ini Anda akan dapat memisahkan barang yang diterima akan disimpan di gudang dan yang akan dikirim ke masing-masing departemen.
Siapkan sistem pengawasan di gudang Anda untuk memantau inventaris. Ini akan melindungi bisnis Anda dari masalah penyusutan inventaris.
Manajemen Persediaan untuk Operasi Kecil
Sisihkan ruang sejuk dan kering di kantor rumah Anda atau ruang kantor sewaan untuk menyimpan inventaris Anda. Jika Anda kehabisan ruang, sewalah unit penyimpanan-diri kecil di kota Anda untuk produk yang tidak sering Anda butuhkan. Anda juga dapat menyimpan sejumlah produk di kantor Anda dan sisanya ada di unit penyimpanan sendiri.
Komputerisasi inventaris Anda menggunakan file spreadsheet. Beri nama lembar kerja baru untuk setiap produk yang Anda jual. Tuliskan deskripsi transaksi di kolom pertama (seperti "pesanan," "penjualan ke perusahaan XYZ" atau "produk yang rusak"). Buat daftar jumlah produk yang telah disesuaikan, dan kemudian di kolom ketiga pertahankan jumlah total setiap produk yang tersisa.
Simpan daftar persediaan yang berjalan yang membutuhkan pengisian ulang di dinding kantor Anda. Kemudian Anda dapat membawa daftar ini bersama Anda dalam perjalanan bulanan ke toko persediaan lokal Anda atau ketika menempatkan pesanan persediaan Anda secara online.
Karena Anda kemungkinan besar harus mengelola inventaris Anda sendiri sebagai pemilik usaha kecil, sisihkan beberapa jam setiap minggu untuk memperbarui total inventaris Anda dengan pesanan baru dan mencatat kebutuhan pasokan baru.
Kiat
-
Beberapa sistem komputer manajemen inventaris memungkinkan Anda mengatur sistem pemindaian barcode. Anda harus membeli perangkat pemindaian barcode yang terhubung ke sistem komputer Anda dan printer label barcode untuk menandai setiap paket yang diterima. Saat pesanan keluar, Anda memindai produk atau paket dan memasukkan jumlah unit yang diambil dari inventaris. Ini adalah cara yang mahal, namun lebih efisien dalam mengelola inventaris Anda.
Jika Anda adalah bisnis mapan yang ingin mendapatkan pelacakan inventaris Anda kembali normal, atur pembersihan rumah selama seminggu di mana Anda menghitung inventaris Anda secara manual, atur ulang produk, dan atur semuanya pada sistem manajemen inventaris yang diperbarui di komputer Anda.
