Memo sering dikirim ke banyak orang pada suatu waktu dan tidak dimaksudkan untuk dipersonalisasi seperti halnya surat bisnis. Memo bisnis ditulis untuk memberikan instruksi atau untuk memberi tahu audiens. Audiens itu dapat menjadi anggota organisasi Anda atau pihak ketiga, seperti klien. Saat menulis memo klien, bahkan lebih penting untuk tetap profesional sepanjang memo Anda dan memberikan banyak informasi. Materi tambahan, seperti informasi tentang perusahaan Anda, dapat disertakan dengan memo klien.
Buat tajuk untuk memo klien Anda. Kategori tajuknya adalah Ke, Dari, Tanggal dan Subjek. Bagian Ke harus mencakup semua klien yang Anda kirimi memo itu. Nama Anda ada di bagian Dari. Tanggal Anda mengirim memo harus ditulis setelah "Tanggal," dan subjek memo itu harus menjelaskan tujuan dengan jelas, seperti "Informasi Tambahan yang Dibutuhkan untuk Proyek Situs Web."
Tulis paragraf pertama dengan klien Anda dalam pikiran. Paragraf pertama harus berupa beberapa kalimat yang menjelaskan secara singkat tujuan Anda untuk memo itu. Menggunakan contoh proyek situs web, Anda akan menjelaskan proyek yang sedang Anda kerjakan untuk klien, mengapa Anda memerlukan informasi tambahan dan apa informasi itu. Ini ringkasan, jadi belum ada detail yang perlu dimasukkan.
Tuliskan isi memo itu, yang biasanya panjangnya beberapa paragraf. Di sinilah Anda akan memasukkan detail untuk referensi klien. Misalnya, Anda dapat berbicara tentang aspek apa dari proyek situs web yang bermasalah dengan Anda dan informasi spesifik apa yang Anda butuhkan dari klien.
Sertakan langkah-langkah yang perlu diambil klien, jika berlaku, dalam paragraf penutup. Memo informatif, seperti memperbarui klien pada kebijakan perusahaan baru, tidak akan memerlukan bagian ini. Namun, dalam contoh proyek situs web, Anda perlu menjelaskan kepada klien bagaimana Anda lebih suka informasi tambahan dikirimkan kepada Anda. Jika tidak ada tindakan yang diperlukan dari klien, Anda dapat memberikan informasi kontak Anda jika dia memiliki pertanyaan. Jangan lupa mengucapkan terima kasih atas waktunya.
