Artikel Business Week pada Juni 1975 memperkenalkan gagasan kantor tanpa kertas. Namun, kantor masih menggunakan kertas dan dalam banyak kasus, produk kertas dalam jumlah besar. Dan dengan pertumbuhan bisnis rumahan dan kantor rumah, semakin banyak kertas yang digunakan. Manajemen alat tulis kantor yang bertanggung jawab tidak hanya melibatkan mengetahui apa yang harus dibeli dan di mana harus menyimpan alat tulis, tetapi juga bagaimana mengurangi penggunaannya, cara menggunakan kembali alat tulis lama dan cara mendaur ulang alat tulis.
Item yang Anda butuhkan
-
Persediaan alat tulis
-
Tempat penyimpanan
Catat inventaris alat tulis apa yang sudah dimiliki kantor dengan membuat daftar masing-masing jenis (file, kertas, kop surat, dll) dan jumlah masing-masing. Lihat di ruang penyimpanan alat tulis yang ditunjuk jika ada, dan tanyakan pada orang apa yang ada di meja mereka.
Tanyakan kepada orang-orang jenis alat tulis apa yang saat ini mereka gunakan dan berapa banyak yang mereka perkirakan akan mereka gunakan dalam tiga bulan ke depan. Mulai daftar master. Juga, cari tahu alat tulis apa yang diinginkan orang yang belum tersedia untuk mereka.
Bandingkan daftar utama apa yang dibutuhkan orang dalam tiga bulan ke depan dengan daftar alat tulis apa yang sudah tersedia di kantor.
Pertimbangkan menggunakan kembali alat tulis yang hanya digunakan sebagian. Kurangi kertas yang memiliki tulisan atau fotokopi hanya pada satu sisi dan ikat atau jepit bersama untuk membentuk notes. Bagikan kartu nama lama agar orang dapat membuat catatan atau daftar. Gunakan amplop lama untuk menyimpan tanda terima atau sebagai folder file. Dorong orang untuk mengembangkan cara mereka sendiri untuk menggunakan kembali kertas.
Pilih tempat untuk membeli persediaan alat tulis dengan membandingkan harga. Periksa apakah pemasok menawarkan diskon untuk pembelian grosir dan apakah mereka menawarkan kartu pembeli yang sering untuk penghematan tambahan. Bandingkan harga untuk kop surat perusahaan cetak kustom. Harga printer lokal mungkin sebanding dengan harga toko rantai alat tulis besar.
Sisihkan ruang untuk menyimpan alat tulis kantor. Ini mungkin lemari atau hanya laci di lemari arsip. Tentukan metode bagaimana pekerja kantor akan mengakses alat tulis. Jika pengeluaran alat tulis akan dikendalikan, tetapkan satu orang untuk menyimpan kunci dan kembangkan sistem di mana orang harus keluar dari alat tulis apa pun yang mereka bawa. Atur alat tulis di ruang, satukan barang-barang serupa.
Atur jadwal untuk secara teratur memeriksa stok alat tulis dan memesan ulang persediaan. Berlangganan buletin pemasok Anda untuk tetap mendapat informasi tentang promosi atau penjualan apa pun.
Kiat
-
Siapkan tempat sampah daur ulang untuk alat tulis bekas dan dorong orang untuk menggunakannya. Rusak semua kertas yang berisi informasi rahasia dan bawa semua kertas ke pusat daur ulang lokal Anda.
