Baik itu dikirim oleh layanan pos atau melalui email, surat bisnis selalu mengikuti format dan gaya tertentu. Mengikuti format langsung ke pokok permasalahan dan memberi tahu pembaca Anda tentang dokumen terkait tambahan yang telah Anda sertakan seperti resume, kontrak yang ditandatangani, atau salinan faktur berbayar. Merinci lampiran dalam tubuh surat Anda dan mencatatnya di bagian bawah surat Anda adalah cara profesional untuk membantu penerima memahami mengapa Anda menulis dan bahan tambahan apa yang Anda kirim.
Beritahu Pembaca Mengapa Anda Sedang Menulis
Surat bisnis yang ditulis dengan baik dimulai dengan satu kalimat yang menjelaskan mengapa Anda menulis. Beri tahu penerima apa dan berapa banyak dokumen yang Anda lampirkan dan mengapa Anda memasukkannya. Anda harus mulai dengan frasa seperti "Saya lampirkan resume saya untuk posisi asisten manajer," atau "Terlampir adalah salinan surat yang saya terima yang mengkonfirmasikan pembayaran terakhir saya."
Hindari Menjadi Terlalu Formal
Menulis surat bisnis Anda tidak boleh menyertakan frasa yang jauh lebih formal "Silakan temukan terlampir …" Meskipun secara tata bahasa tidak salah, jenis bahasa tulisan formal itu sebagian besar digunakan dalam jurnal akademik, dokumen resmi, dan tempat-tempat di mana diperlukan peningkatan tingkat keseriusan. Sebagai aturan umum, hindari bahasa yang terlalu formal dalam korespondensi bisnis harian Anda dan email.
Tuliskan Lampiran atau Lampiran di Bawah Tanda Tangan Anda
Di bagian bawah surat setelah garis tanda tangan adalah tempat yang tepat untuk mendaftar lampiran. Jika Anda mengirim email, ruang ganda setelah tanda tangan dan kemudian mengutip lampiran dengan notasi singkat seperti "Lampiran: Lanjutkan untuk Jane K. Doe." Jika Anda mengirim surat melalui layanan pos Anda akan menambahkan notasi yang menjelaskan secara singkat selungkup dua garis di bawah tanda tangan. Anda dapat menuliskan kata "enklosur" (Contoh: "Enklosur: Ringkasan Pasar Bulanan") atau menggunakan singkatan bisnis umum "en." ("En: Lanjutkan untuk John K. Doe)
Kiat Tambahan untuk Email Bisnis
Cara Memberi Nama Lampiran: Memformat sangat penting saat mengirim email bisnis. Nama file lampiran harus terkait dengan email Anda. Sertakan nama Anda, deskripsi singkat tentang subjek dan tanggal email. Jika ada lebih dari satu halaman pada lampiran Anda, tunjukkan juga.
Lampirkan Foto dengan Efisien: Jika Anda mengirim foto, pastikan Anda memangkas foto Anda hanya untuk menunjukkan apa yang relevan dan dalam ukuran kecil atau menengah yang akan mengunduh dengan cepat di komputer atau perangkat penerima Anda.
Pastikan untuk Mencakup Semuanya: Sebelum Anda menutup amplop atau menekan tombol kirim, pastikan bahwa lampiran Anda ada di dalam amplop atau bahwa Anda telah melampirkan dokumen Anda ke email Anda. Banyak perekrut dan bisnis lain mungkin membuang surat yang tidak menyertakan lampiran yang diminta. Itu juga memberi kesan si pengirim gegabah.
