Meskipun kata attachment dan enclosure sering digunakan secara bergantian dalam surat bisnis, mereka mewakili metode yang berbeda termasuk item. Dalam arti yang paling ketat, lampiran dianggap sebagai bagian dari surat itu sementara selungkup diperlakukan sebagai dokumen terpisah. Untuk beberapa organisasi, seperti pemerintah, penggunaan untuk masing-masing digambarkan oleh korespondensi yang dikirim, sedangkan untuk yang lain penggunaannya dapat diterima.
Menambahkan Lampiran
Lampiran adalah dokumen yang merupakan bagian dari surat bisnis. Itu menambah atau menjelaskan lebih lanjut informasi dalam surat itu. Beberapa contoh termasuk spreadsheet yang memberikan penjelasan visual tentang penagihan atau perkiraan keuangan, bagan yang memberikan tampilan grafik tren bisnis atau anggaran. Saat mengirim lampiran, sertakan kata, "Lampiran" di bagian kiri bawah surat dengan tanda titik koma dan nomor lampiran. Anda juga harus menyebutkan di badan surat bahwa suatu barang dilampirkan (atau banyak barang terlampir) yang menambah atau menjelaskan lebih lanjut informasi dalam surat itu.
Termasuk Enclosure
Enklosur adalah dokumen yang merupakan tambahan dari surat bisnis. Itu bisa berdiri sendiri sebagai dokumennya sendiri dan tidak memerlukan surat bisnis untuk menjelaskan apa dokumen itu atau bagaimana menafsirkannya. Saat mengirim enklosur dalam surat bisnis, tempatkan huruf "Enc" dengan tanda titik koma atau tulis kata "Enclosure" di bagian bawah surat di sisi kiri. Lalu letakkan nama dokumen tersebut. Ini memperingatkan pembaca bahwa dokumen kedua termasuk dalam korespondensi. Salah satu contoh dokumen yang sesuai untuk enklosur adalah resume yang disertakan dengan surat pengantar. Resume terpisah dari surat dan mudah berdiri sendiri.
Lampiran dalam Email
Dalam beberapa situasi, tidak ada metode yang tersedia untuk membedakan antara lampiran dan penutup. Salah satu situasi ini terjadi ketika Anda mengirim surat bisnis melalui email. Karena tidak ada opsi penutup yang diberikan, dan email adalah bentuk transmisi elektronik, semua dokumen yang dikirim melalui email menjadi lampiran. Lampiran ditambahkan ke email sebagai item yang dapat diunduh yang dikirim bersama isi email.
Penggunaan Pemerintah Federal
Mungkin ada aturan yang berlaku untuk penggunaan lampiran dan lampiran di cabang pemerintah federal tertentu. Misalnya, dalam buku pegangan korespondensi mereka, Survei Geologi A.S. menggambarkan cara menangani lampiran dan enklosur saat mengirim korespondensi kepada mereka. Menurut buku pegangan mereka, Anda mengirim item sebagai lampiran ketika korespondensi adalah memo, sedangkan jika itu adalah surat Anda harus menggunakan kata lampiran untuk dokumen tambahan. Dalam kedua kasus, ketik "Enclosure" atau "Lampiran" dua garis di bawah blok tanda tangan. Melakukan ini memberi tahu pembaca untuk mencari lampiran atau lampiran. Jika hilang, minta dikirim karena dimaksudkan untuk dikirim dengan surat atau memo.
Jika ada lebih dari satu lampiran atau penutup, tunjukkan berapa banyak seperti "2 Lampiran" atau "3 Lampiran." Jika salah satu tidak diidentifikasi dalam teks, gunakan titik dua setelah kata, diikuti dengan judul dokumen atau penjelasan di baris berikutnya. Misalnya: "Enclosure:" (baris berikutnya) membuat dua spasi dan menambahkan "Lanjutkan dari John Q. Adams" tanpa mengakhiri tanda baca. Ketika ada beberapa lampiran atau lampiran yang tidak disebutkan dalam teks, judul atau jelaskan masing-masing pada baris yang terpisah. Sebagai contoh: 2 Lampiran: (baris berikutnya) indentasi dua spasi dan ketik: "Lanjutkan John Q. Adams" (baris berikutnya) indentasi dua spasi dan ketik: Daftar Penghargaan dan Prestasi "tanpa tanda baca tanpa akhir.
