Surat bisnis dapat menyertakan lampiran yang meneruskan informasi dalam surat itu atau memberikan detail tambahan untuk pemahaman yang lebih baik. Istilah lampiran sering dipertukarkan dengan lampiran istilah. Terlepas dari kesamaan mereka, mereka bukan satu dan hal yang sama. Memahami perbedaan antara keduanya dan cara mengutipnya dalam surat bisnis Anda akan membuat terlihat lebih profesional dan bahkan memberi Anda keunggulan kompetitif.
Kiat
-
Saat mengutip lampiran atau lampiran dalam surat bisnis, catat file terlampir atau nama dokumen di dalam tanda kurung.
Lampiran vs. Lampiran
Pertama, pastikan Anda memahami perbedaan antara lampiran dan lampiran. Walaupun keduanya memungkinkan Anda untuk memberikan lebih banyak informasi dan sumber daya tambahan, keduanya mewakili hal-hal yang berbeda.
Seperti namanya, lampiran adalah dokumen atau file yang dilampirkan pada surat. Itu dianggap sebagai bagian dari surat itu karena menyoroti poin-poin penting, menawarkan lebih banyak informasi atau mendukung pernyataan Anda. Saat Anda menulis surat, lihat dokumen yang terlampir. Misalnya, Anda dapat melampirkan kontrak dan menyebutkannya dalam surat bersama dengan informasi yang relevan tentang apa yang disyaratkan.
Lampiran, di sisi lain, adalah dokumen yang terpisah. Misalnya, jika Anda mengirim surat bisnis ke calon mitra baru, Anda dapat melampirkan brosur, studi pasar, atau bagan perbandingan. Tidak perlu merujuk dokumen ini dalam surat. Pilihannya terserah Anda.
Lampiran dalam Teks
Saat mengutip informasi dari dokumen lain di dalam teks, gunakan tanda kurung di surat pos atau korespondensi surat elektronik. Perhatikan nama file atau dokumen yang terlampir di dalam tanda kurung. Dengan asumsi surat merujuk pada keluhan telepon, kutipan akan menyertakan nama dokumen keluhan, seperti: (Terlampir: Jurnal Layanan Pelanggan, 1/5/2017).
Kutipan dalam teks menambahkan informasi tambahan ke isi surat itu. Kutipan mungkin merujuk pada data spreadsheet, transkrip, atau surat lainnya. Gunakan nama file yang mudah dibaca yang menggambarkan dokumen. Jika dokumen dicetak, beri judul dengan cara yang sama. Anda juga dapat menetapkan lampiran dengan huruf alfabet, seperti "Lampiran A."
Bagaimana Referensi Banyak Lampiran
Selain menggunakan kutipan lampiran dalam teks, juga ingatkan pembaca Anda tentang lampiran pada akhir surat. Di bawah nama penanda tangan di sudut kiri bawah, ketik "Lampiran." Pilihan untuk mencantumkan nama semua lampiran pada akhir surat, tetapi merupakan praktik yang baik terutama jika ada banyak lampiran. Ini akan memberi penerima ide yang lebih baik tentang apa yang diharapkan dan file mana yang paling ia butuhkan.
Cara Menggunakan Lampiran
Lampiran tidak sering disebut dalam teks yang sebenarnya, tetapi ini bukan aturan yang sulit. Jika lampiran dikutip dalam surat bisnis atau memo, gunakan metode yang sama yang dijelaskan untuk lampiran. Contoh enklosur termasuk resume atau aplikasi. File-file ini direferensikan pada akhir surat di bawah nama cetak penandatangan di sepanjang margin kiri bawah.
Gunakan "Enclosure" untuk satu enklosur dan "Enclosures" untuk lebih dari satu. Juga dapat diterima untuk menambahkan jumlah total item yang disertakan, seperti Lampiran: 4. Jika dokumen dikutip dalam surat tetapi tidak benar-benar terlampir, catat ini sebagai "tanpa Lampiran."
Format Pemerintah yang Direkomendasikan
Dalam korespondensi pemerintah, kadang-kadang dibedakan antara surat bisnis dan memo. Dengan huruf, kutipan disebut sebagai "Enclosure," sedangkan memo biasanya menyebutnya sebagai "lampiran." Dokumen-dokumen ini sering disebut dalam teks sesuai dengan huruf alfabet yang ditugaskan, seperti "Lampiran A."
Buatlah daftar semua lampiran atau lampiran, bahkan jika halaman kedua diperlukan untuk melakukannya dengan benar, dengan menyatakan "Lampiran: Halaman 2." Jika dokumen referensi tidak tersedia, ini dicatat dengan memasukkan "tanpa tutup". untuk memberi tahu pihak penerima bahwa dokumen itu tidak tersedia sehingga tidak terlampir. Periksa dengan entitas pemerintah tertentu untuk spesifik templat atau pedoman format unik.
