Korespondensi bisnis tidak berhenti setelah kontrak ditandatangani; Anda mungkin memiliki beberapa kesempatan tambahan untuk membahas masalah ini melalui surat. Misalnya, jika Anda memiliki kontrak dengan universitas sebagai profesor masa jabatan, maka Anda akan menerima beberapa lembar korespondensi tambahan yang merujuk pada kontrak Anda, seperti ketika manfaat Anda mulai dan banyak hal lain yang harus Anda atasi saat Anda mulai kerja. Sebagai penyelia, Anda mungkin sering harus menulis surat yang mengutip kontrak asli dengan cara yang akan mengingatkan karyawan atau klien di mana ia dapat menemukan informasi.
Beri tahu penerima apa yang perlu dia ketahui, kemudian tarik perhatiannya ke kontrak atau area dalam kontrak yang berisi informasi penting. Misalnya, "Manfaat Anda akan mulai dua minggu setelah tanggal mulai Anda, sebagaimana dinyatakan pada baris 5a di halaman 2 kontrak Anda." Anda tidak perlu gaya kutipan formal seperti gaya American Psychological Association (APA) untuk mengutip kontrak; lihat saja kontrak dan nomor halaman yang relevan.
Pertimbangkan jika Anda perlu mengutip bagian dari kontrak alih-alih hanya merujuk padanya. Jika kontraknya panjang atau sangat kompleks, Anda harus mengutip bagian yang relevan dan kemudian menjelaskan pada nomor halaman dan nomor bagian mana informasi itu berada.
Beri tahu penerima bahwa Anda akan dengan senang hati memberikan salinan kontrak untuk referensi jika ia kehilangan salinannya. Beri dia informasi kontak Anda, seperti alamat email atau nomor telepon Anda jika ia memiliki pertanyaan atau ingin meminta salinan tambahan kontrak.
