Lupa menyebutkan bahwa surat Anda memiliki lampiran dan calon majikan yang membaca surat lamaran Anda mungkin tidak akan pernah melihat resume Anda atau rekan kerja mungkin berpikir Anda gagal mengirimnya laporan yang ia minta. Terlepas dari lampiran yang sebenarnya, Anda perlu memberi tahu pembaca Anda tentang keberadaannya. Panduan ini menguraikan cara menunjukkan dengan benar lampiran menggunakan format huruf besar yang populer.
Gunakan alat tulis perusahaan atau pribadi dengan informasi alamat pengirim. Jika Anda tidak memiliki kop surat sendiri, Anda dapat membuatnya menggunakan pengolah kata. Tempatkan alamat balasan Anda di bagian atas halaman.
Tempatkan garis tanggal 13 turun dari atas halaman. Abaikan hari itu. Tuliskan bulan secara keseluruhan. Ikuti angka tanggal dengan koma dan gunakan empat digit untuk tahun tersebut. Contoh: 3 Januari 2010.
Buat blok alamat dua baris kosong di bawah tanggal. Sertakan nama, judul, perusahaan, alamat jalan, dan informasi kota pembaca. Gunakan singkatan dua huruf yang tepat untuk negara. Contoh:
Pamela Ives, Manajer Umum Acme Toy Company, 000 Main Street Sparks, NV 89434
Tulis salam setelah satu baris kosong. Mulailah salam Anda dengan "Dear" diikuti oleh "Ms." atau "Mr." diikuti dengan nama belakang pembaca dan titik dua. Untuk surat-surat informal, boleh saja menggunakan koma sebagai ganti tanda titik dua.
Tuliskan isi surat setelah satu baris kosong. Sebutkan lampiran dalam tubuh surat Anda sehingga pembaca tahu untuk mencari dokumen tambahan. Tempatkan satu baris kosong di antara setiap paragraf. Jangan menempatkan indentasi pada awal setiap paragraf.
Tempatkan satu baris kosong antara badan surat Anda dan penutup gratis. “Hormat kami,” “Salam,” dan “Hormat” adalah semua pilihan yang dapat diterima. Ikuti kata-kata penutup Anda dengan koma.
Ketikkan nama Anda tiga baris kosong di bawah tutup. Tempatkan judul Anda tepat di bawah nama Anda jika perlu.
Ketikkan kata "Enclosure" satu baris kosong di bawah nama atau judul yang Anda ketikkan. Ini adalah pengingat tambahan untuk pembaca.
Tandatangani nama Anda di ruang antara tutup dan nama yang Anda ketikkan. Gunakan pena.
Kiat
-
Jika Anda adalah staf pendukung administrasi anggota dan sedang mengetik surat untuk orang lain, mintalah mereka menandatangani draf akhir tetapi letakkan inisial Anda menggunakan huruf kecil antara catatan enklosur dan blok tanda tangan.
