Email adalah metode pengiriman komunikasi bisnis yang efisien dan lebih cepat bila dibandingkan dengan layanan pos. Ini juga merupakan cara yang lebih mudah untuk bertukar dokumen. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika mengirim email bisnis dengan lampiran adalah ukurannya, program yang digunakan untuk membuat lampiran dan kemungkinan virus. Penting juga untuk diingat bahwa penerima mungkin bukan satu-satunya yang melihat pesan Anda. Gunakan nada profesional yang akan meninggalkan kesan yang menguntungkan.
Tulis baris subjek yang mencerminkan pesan dengan cukup. Baris subjek tertentu akan membantu karyawan mengatur email sesuai dengan proyek perusahaan. Judul yang tidak jelas seperti "Penting" atau "Harap baca" membuatnya sulit untuk menemukan pesan di masa depan.
Tulis pesan yang ringkas dan mudah dibaca. Karyawan harus menyaring volume besar pesan email setiap hari dan memiliki sedikit waktu untuk membaca pesan panjang. Gunakan font yang dapat dibaca, sertakan banyak ruang putih dan gunakan huruf besar dan kecil dengan tepat. Tulis pesan Anda dengan nada yang sopan namun profesional, dan mulai dan akhiri dengan salam profesional.
Lihat lampiran. Karyawan yang sibuk sering tergesa-gesa karena waktu dan mungkin mengabaikan keterikatan jika tidak ada referensi untuk itu. Biarkan penerima tahu apa isi lampiran dan apa yang harus dilakukan dengannya.
Pastikan Anda telah melampirkan dokumen sebelum mengirim. Janis Fisher Chan, penulis "E-Mail: A Write It Well Guide - Cara Menulis dan Mengelola E-Mail di Tempat Kerja," menyarankan melampirkan dokumen sebelum Anda mulai menulis pesan Anda.
Biarkan pembaca Anda tahu program apa yang diperlukan untuk membuka file. Microsoft Office Suite dan Adobe Acrobat Reader adalah aplikasi umum yang digunakan di tempat kerja.
Pertimbangkan jumlah waktu yang diperlukan penerima untuk mengunduh lampiran. Gunakan program kompresi file untuk file besar, seperti WinZip, atau pecah file menjadi bagian yang lebih kecil yang dapat Anda kirim secara terpisah. Sebagai pertimbangan bagi karyawan yang sibuk, Anda juga dapat menempelkan dokumen di badan pesan.
Koreksi pesan Anda. Ejaan dan kesalahan tata bahasa tampaknya tidak profesional. Juga hindari menggunakan bahasa gaul, singkatan dan emotikon dalam pesan Anda. Ini mungkin istilah yang terkenal tetapi tidak pantas dalam pesan bisnis.
Pindai pesan Anda dan dokumen terlampir untuk menemukan virus sebelum Anda mengirim.
Sertakan penafian yang mendorong pembaca untuk memindai lampiran virus sebelum mengunduh. Ini dapat melindungi perusahaan Anda dari kemungkinan tindakan hukum jika penerima menerima virus melalui lampiran Anda.
Peringatan
Jangan mengirim surat berantai, spam, atau lelucon sebagai lampiran. Mereka tidak profesional dan tidak pantas.
