Surat retensi dapat berfungsi sebagai alat yang berharga bagi organisasi yang mengenakan biaya tahunan. Surat ini dapat menyelamatkan pelanggan dengan mengingatkan mereka untuk memperbarui keanggotaan. Anda dapat menyusun surat retensi yang efektif dengan mengikuti beberapa langkah sederhana. Profesionalisme Anda akan memaksimalkan peluang mempertahankan pelanggan.
Mulailah dengan formalitas. Tulis “Nama Anggota yang Terhormat.” Menggunakan nama anggota, alih-alih judul umum, akan membuat surat itu tampak pribadi.
Buka dengan alasan surat Anda. Tulis "Saya khawatir kami belum menerima perpanjangan keanggotaan Anda."
Tulis paragraf yang mengingatkan orang akan manfaatnya. Misalnya, "Sebagai anggota organisasi kami, Anda memiliki kesempatan untuk meningkatkan kualitas hidup Anda di komunitas kami." Jaga paragraf ini terbatas pada sekitar tiga poin penjualan utama. Ini akan membuat pembaca tetap terlibat.
Selesaikan surat itu. Beri tahu orang tersebut untuk menghubungi Anda jika ia memiliki pertanyaan tentang keanggotaan atau masalah lain. Sertakan nomor telepon Anda. Tutup surat dengan "Hormat" dan tanda tangani setelah Anda mencetaknya.
