Seiring dengan perekrutan dan penahanan, pelatihan adalah salah satu dari tiga aspek kunci manajemen karyawan yang efektif. Namun, sebelum Anda mulai memikirkan apa yang harus dilakukan oleh program pelatihan karyawan Anda, akan sangat membantu untuk menjalankan analisis SWOT karyawan dan melihat kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman bisnis.
Pertama, kumpulkan tim Anda untuk membuat analisis SWOT. Ini mungkin tim lintas fungsi manajer dari berbagai bidang perusahaan, yang semuanya memiliki kepentingan dalam mengembangkan program pelatihan karyawan yang hebat. Tim mungkin termasuk karyawan yang telah melalui pelatihan, anggota tim yang sukses yang tahu di mana letak peluang atau ahli pelatihan perusahaan. Atau tim SWOT mungkin merupakan kelompok yang lebih kecil, bahkan mungkin hanya satu orang, yang akrab dengan karyawan dan kebutuhan pelatihan perusahaan. Tim yang lebih besar umumnya lebih baik (tanpa menjadi terlalu besar), karena lebih banyak ide akan dibawa ke meja.
Sebelum memulai, penting bahwa setiap anggota tim memahami apa yang Anda lakukan dan mengapa Anda melakukannya. Semua anggota tim harus terbiasa dengan tidak hanya proses SWOT, tetapi juga hasil spesifik yang diinginkan dari proses dan inisiatif pelatihan karyawan secara keseluruhan. Berikan latar belakang semua orang, dan mulai.
Sebagian besar kelompok SWOT merasa paling sederhana untuk memulai dengan kekuatan. Ini adalah kekuatan dari basis karyawan Anda saat ini, hal-hal yang, meskipun mereka selalu dapat ditingkatkan, karyawan Anda saat ini melakukannya dengan sangat baik. Jika semua karyawan Anda ramah dan bersahabat, itu kekuatan. Jika mereka secara konsisten mengirimkan laporan yang diperlukan tepat waktu, itu suatu kekuatan. Kekuatan adalah hal-hal yang mungkin tidak perlu diberikan prioritas tinggi untuk pelatihan dalam program pengembangan karyawan baru Anda, di luar apa yang sudah dilakukan untuk melatih keterampilan itu. Buat daftar lengkap kekuatan karyawan Anda, dan pastikan semua anggota tim setuju bahwa ini memang kekuatan.
Setelah kekuatan, tempat logis untuk bergerak adalah kelemahan. Ini adalah area yang paling membutuhkan peningkatan karyawan Anda, mungkin area yang membuat perusahaan Anda memutuskan untuk memeriksa pelatihan karyawan dan proses pengembangan di tempat pertama. Jika tim layanan pelanggan tidak dapat membujuk pelanggan yang membatalkan untuk tetap dengan bisnis Anda, itu kelemahan. Jika seorang manajer operasi tidak bisa membaca laporan laba rugi, itu kelemahan. Kelemahan adalah hal-hal yang pada akhirnya ingin ditempatkan oleh tim Anda sebagai prioritas tinggi dalam proses pelatihan karyawan. Sekali lagi, buat daftar lengkap kelemahan karyawan, dan jujurlah.
Dalam analisis SWOT, di mana kekuatan dan kelemahan umumnya internal, peluang dan ancaman ditemukan dengan melihat ke luar kelompok. Meskipun kekuatan dan kelemahan adalah apa yang Anda lihat di masa lalu dan lihat sekarang, peluang dan ancaman adalah apa yang Anda mulai lihat sekarang tetapi akan melihat lebih banyak di masa depan. Peluang untuk tim penjualan, misalnya, bisa berupa produk baru, fitur, atau titik harga yang akan datang yang dapat dijual oleh perwakilan (yang dalam hal ini jelas akan memberikan peluang pelatihan karyawan). Peluang untuk divisi akuntansi dapat berupa perangkat lunak pajak baru atau ketersediaan pengarsipan online baru, yang sekali lagi akan menciptakan peluang pelatihan.
Akhirnya, pemeriksaan yang realistis dan menyeluruh dari ancaman eksternal harus dipertimbangkan untuk menyelesaikan SWOT. Ancaman adalah program, kualitas, atau peristiwa yang mendekati karyawan Anda yang dapat menghambat efektivitas atau efisiensi bisnis. Perangkat lunak pajak baru yang merupakan peluang untuk akuntansi yang lebih efisien juga bisa menjadi ancaman, misalnya; Lagi pula, jika akuntan tidak cukup memahami bagaimana menggunakannya, itu bisa memperlambat mereka. Pesaing yang menawarkan titik harga baru yang lebih rendah dapat menciptakan ancaman bagi karyawan penjualan, karena mereka dapat kehilangan penjualan jika mereka tidak cukup terlatih untuk menjual dibandingkan dengan harga yang lebih rendah itu.
Setelah SWOT selesai dirakit dan tim Anda menyetujuinya, bagian tersulit dimulai: Anda benar-benar harus menggunakan dokumen untuk menyelaraskan kembali dan membangun kembali program pelatihan Anda. SWOT terlihat bagus di atas kertas, tetapi tidak ada gunanya jika tidak digunakan dengan benar untuk menyelaraskan pelatihan karyawan dengan kebutuhan perusahaan yang paling mendesak. Kekuatan adalah bidang yang harus diperkuat tetapi tidak dilatih sebagai prioritas, sementara kelemahan dapat digunakan untuk menghasilkan topik pelatihan Anda yang paling penting. Meskipun kekuatan dan kelemahan menunjukkan pelatihan apa yang dilakukan karyawan Anda dan tidak perlu sekarang, peluang dan ancaman harus menunjukkan pelatihan apa yang harus dilaksanakan untuk menjaga bisnis Anda dalam peran yang proaktif, bukan reaktif.
Peringatan
Sangat mudah, terutama dalam pengaturan grup, untuk terlalu menekankan kekuatan dan kelemahan yang terlalu ditekankan. Pentingnya diskusi yang jujur, penilaian realistis terhadap sifat dan sikap karyawan, tidak dapat ditekankan dengan cukup.
