Dokumentasi proses dengan jelas menguraikan tugas-tugas penting yang terjadi di perusahaan. Mereka menghilangkan kebingungan di antara karyawan dan menempatkan semua anggota perusahaan pada halaman yang sama. Dokumen proses mendefinisikan apa proses saat ini di perusahaan. Dengan mengidentifikasi praktik saat ini, Anda sering menggali kekurangan dalam sistem saat ini dan melihat ruang untuk perbaikan. Dokumentasi proses juga memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan lebih cepat dengan perubahan kebutuhan bisnis. Dengan jelas menguraikan fungsi perusahaan Anda saat ini akan lebih memungkinkan perusahaan untuk bergerak maju.
Tentukan ruang lingkup dokumen. Anda dapat mendokumentasikan setiap proses di dalam perusahaan atau di perusahaan yang lebih besar, fokus pada satu set proses. Sebagai contoh, sebuah perusahaan besar mungkin ingin memulai hanya dengan fungsi akuntansi mereka, alih-alih mendokumentasikan seluruh pekerjaan organisasi.
Draft satu halaman, representasi visual dari proses. Sertakan matriks penerapan, garis besar tentang siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas atau diagram alir proses. Diagram alir proses adalah representasi tingkat tinggi dari berbagai langkah untuk menyelesaikan proses dan bagaimana langkah-langkah mengalir melalui organisasi. Misalnya, berbagai langkah untuk membayar faktur dapat diuraikan dengan bagan alur proses.
Jelaskan dampak proses terhadap produk dan layanan. Detail efek operasi normal dan efek kegagalan dalam proses akan menyebabkan. Misalnya, jika faktur hilang dan tidak dibayar, pemasok akan menolak untuk mengirim pesanan berikutnya.
Tentukan peran dalam proses. Identifikasi peran dengan fungsi pekerjaan mereka dan bukan oleh individu. Misalnya, panitera hutang memproses faktur dan memasukkannya ke dalam sistem untuk pembayaran. Pengontrol menyetujui faktur dan mengesahkan pembayaran.
Buat garis besar semua sistem komputer dan perangkat lunak yang digunakan dalam proses. Mendefinisikan dengan jelas setiap sistem, tujuan dan fungsinya.
Dokumentasikan proses dari awal hingga akhir. Gunakan diagram alir proses Anda sebagai panduan untuk menyusun teks. Masukkan sebanyak mungkin detail, tergantung pada ruang lingkup yang Anda pilih untuk dimasukkan dalam dokumen. Gunakan nama peran untuk menetapkan tanggung jawab alih-alih nama individu.
Sertakan bagian untuk pengecualian. Dokumentasikan apa yang terjadi ketika aliran proses normal tidak diikuti. Misalnya, ketika sistem komputer mati, sistem akuntansi berbasis kertas diberlakukan untuk memproses faktur.
Tinjau dokumen proses dengan semua pihak yang terkena dampak. Pastikan semua orang sepakat tentang prosesnya.
