"Pengetahuan Suku" didefinisikan sebagai informasi tidak tertulis apa pun yang digunakan bisnis, tim, kelompok, atau suku Anda untuk mencapai tujuannya. Masalah dengan pengetahuan suku adalah ketika Anda kehilangan anggota kunci suku, pengetahuan itu hilang bersama mereka. Saat Anda mendokumentasikan prosedur atau proses perusahaan Anda, Anda dapat melindungi pengetahuan ini dan mempercepat anggota baru dengan cepat. Memahami kebutuhan untuk mendokumentasikan "Pengetahuan Suku" adalah elemen penting untuk membuat dokumen-dokumen ini.
Tentukan Hasil Kerja Anda
Buat "Pernyataan Lingkup" dengan menulis pernyataan sederhana yang mengidentifikasi segala sesuatu yang harus dimasukkan dalam proyek dokumentasi ini. Identifikasi dengan jelas proses spesifik yang akan didokumentasikan. Nyatakan apakah dokumentasi proses mencerminkan bagaimana proses sebenarnya bekerja hari ini atau menentukan bagaimana proses seharusnya bekerja di masa depan.
Buat "Matriks Kepemilikan" yang menunjukkan siapa yang memiliki proses atau siapa yang memiliki bagian mana dari proses tersebut. Matriks ini dapat sesederhana bagan organisasi atau diagram alur proses yang dengan jelas mengidentifikasi pemilik dan informasi kontak pemilik.
Identifikasi produk atau layanan spesifik yang sedang didokumentasikan. Ini biasanya daftar yang mencakup semua atau informasi terkait seperti nomor model, nomor bagian, dan deskripsi.
Jelaskan peran mereka yang terlibat dalam proses tersebut. Berikan penjelasan yang jelas berdasarkan jabatan dan bukan kemampuan individu. Jelaskan apa yang dilakukan posisi ini dan bagaimana posisinya dalam proses. Ini bisa berupa dokumen tunggal yang mencantumkan judul dan deskripsi pekerjaan atau deskripsi pekerjaan lengkap untuk setiap posisi kunci dalam proses yang didokumentasikan.
Dokumentasikan setiap langkah proses, dari awal hingga akhir, dengan membuat diagram atau bagan "Alur Proses". Biasanya bagan alir tingkat tinggi dibuat menunjukkan langkah-langkah utama dari proses dan bagan alir tingkat rendah mendokumentasikan langkah-langkah proses yang lebih rendah dari masing-masing langkah utama.
Buat dokumentasi "Kebijakan dan Prosedur" yang tepat untuk setiap langkah proses. Ketika Anda menjelajahi proses dengan wawancara dan penelitian, kebijakan dan prosedur ini akan muncul. Buat catatan terperinci, yang akan berfungsi sebagai dasar untuk membuat dokumen kebijakan dan prosedur ini.
Sertakan dokumen dalam hasil kerja Anda yang memberikan penjelasan tentang proses "Manajemen Dokumen" internal. Dokumen ini harus menjelaskan bagaimana dokumen perusahaan ditinjau dan disetujui, serta didistribusikan dan diarsipkan di dalam perusahaan.
Buat Dokumen
Inventarisasi dokumen yang ada untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang apa yang ada saat ini. Anda tidak perlu menemukan kembali roda dengan membuat dokumen baru jika informasi yang sama tercakup dalam dokumen yang ada. Identifikasi mana dari dokumen-dokumen ini yang dapat digunakan dan dapat dibangun, dan dokumen mana yang usang. Dengan inventaris lengkap dari dokumen yang ada, Anda akan tahu dokumen apa yang hilang dan harus dibuat. Buat daftar keseluruhan dokumen yang menunjukkan status setiap dokumen sebagai yang ada, usang atau baru. Siapkan "Inventaris" ini sebelum pertemuan pertama Anda dengan manajer puncak.
Buat "Matriks Kepemilikan" dengan meninjau apa pun yang sudah tersedia, seperti bagan organisasi yang ada dan direktori perusahaan. Siapkan "Matriks Kepemilikan" ini sebelum pertemuan pertama Anda dengan manajer puncak.
Bertemu dengan manajer puncak dan tinjau "Persediaan" dan "Matriks Kepemilikan" Anda. Tujuan dari pertemuan ini bukan hanya untuk mendapatkan manajer puncak untuk memeriksa penelitian Anda, tetapi untuk menyetujuinya dan menyetujui rencana Anda. Bersiaplah untuk pertemuan ini dan jangan buang waktu manajer puncak.
Bertemu dengan setiap kepala departemen setelah Anda membuat semua perubahan manajer puncak untuk "Inventaris" dan "Matriks Kepemilikan" Anda. Tujuan dari pertemuan kepala departemen ini adalah untuk membuat kepala departemen itu mengetahui apa yang Anda lakukan dan memulai diskusi tentang peran masing-masing kepala departemen dan langkah-langkah proses yang mereka miliki. Buat catatan terperinci atau rekam pertemuan sehingga Anda tidak melewatkan apa pun. Ketika Anda bergerak maju melalui pertemuan kepala departemen ini, proses akan muncul dan mulai memadat.
Perbarui semua kiriman secara terus-menerus ketika Anda menerima informasi baru atau lebih akurat dari masing-masing kepala departemen. Setelah pertemuan kepala departemen terakhir Anda, Anda seharusnya menyempurnakan sekitar setengah dari hasil kerja Anda.
Temui pengawas yang tepat, pengrajin atas dan yang lainnya yang terlibat dalam proses untuk mengklarifikasi apa yang sebenarnya terjadi dalam langkah proses tersebut. Orang-orang ini akan diidentifikasi oleh kepala departemen mereka selama wawancara Anda. Orang-orang ini biasanya lebih berpengetahuan luas dalam langkah demi langkah, hari ke hari, prosedur di bidang tanggung jawab mereka daripada kepala departemen masing-masing. Sekali lagi, buat catatan terperinci dan lakukan segala yang mungkin untuk dipersiapkan sebelum bertemu dengan orang-orang ini sehingga Anda meminimalkan waktu yang Anda ambil dari kesibukan mereka.
Lengkapi draf pertama Anda dari semua dokumen Anda. Ini disebut draft pertama tetapi dokumen-dokumen ini masih harus lengkap berdasarkan semua informasi yang Anda peroleh sampai saat ini.
Bagikan draf dokumen pertama Anda, ditandai dengan jelas sebagai draf pertama, kepada masing-masing kepala departemen dan bawahan untuk ditinjau. Beri mereka waktu untuk benar-benar meninjau dokumen-dokumen ini dan meminta mereka untuk mengubah perubahan.
Prakarsai pertemuan individu putaran kedua dengan kepala departemen dan bawahan yang sama untuk meninjau semua garis merah dan mempersiapkan draft akhir dokumen-dokumen ini.
Selesaikan semua revisi garis merah. Perhatikan dengan cermat perubahan dalam satu langkah, yang dapat memengaruhi langkah sebelumnya atau berikutnya, dan ubah dokumen, prosedur, atau alir langkah tersebut. Kirimkan draf akhir ini kepada kepala departemen dan bawahan masing-masing untuk ditinjau akhir.Kirim seluruh draft final secara bersamaan ke manajer puncak untuk ditinjau oleh manajer puncak.
Buat revisi akhir dan serahkan dokumen revisi ini kembali ke penggagas untuk persetujuan akhir. Mungkin ada banyak revisi bolak-balik sebelum persetujuan akhir. Anda memerlukan setiap bawahan dan kepala departemen untuk memberi Anda persetujuan penuh atas dokumen, atau bagian dari dokumen, yang secara langsung berkaitan dengan bidang tanggung jawab mereka. Namun, dokumentasi Anda tidak dianggap disetujui sampai manajer puncak telah memeriksa dan menyetujuinya.
Kiat
-
Wawancara bisa rumit karena Anda mengganggu hari kerja seseorang. Bersiaplah untuk wawancara ini dengan menyediakan bahan-bahan terkait, seperti "Diagram Alir Proses" atau dokumen lain yang akan membantu wawancara bergerak maju. Jadilah kepribadian dan selalu perlakukan setiap orang dengan martabat dan rasa hormat yang sama seperti yang Anda harapkan untuk diri sendiri. Jadilah efisien dan jaga agar wawancara tetap fokus pada tujuan khusus pertemuan.
