Dokumentasi proses adalah rekaman proses yang dilakukan perusahaan secara teratur. Biasanya dibuat untuk melatih karyawan, proses dokumentasi dan pelatihan kadang-kadang dapat mengambil waktu dari kegiatan lain. Namun, memperbaiki masalah yang disebabkan oleh karyawan yang tidak menerima pelatihan yang memadai atau yang tidak memahami cara yang benar untuk melaksanakan suatu proses juga dapat menghabiskan waktu dalam sehari.
Integrasi
Organisasi terdiri dari serangkaian proses yang diintegrasikan bersama untuk mencapai tujuan menyeluruh. Dokumentasi proses melibatkan rekaman berbagai proses ini sehingga organisasi dapat memahami bagaimana fungsinya dan juga menyusun strategi untuk memperbaikinya.
Kejelasan
Proses harus dicatat dengan cara yang jelas dan meyakinkan karena proses ini juga dapat membantu mengartikulasikan perubahan yang diperlukan dalam cara yang dilakukan karyawan. Manajemen terkadang dapat mengembangkan dokumentasi proses ke dalam manual pelatihan untuk melatih karyawan baru.
Dapat ditindaklanjuti
Dokumentasi proses harus dapat ditindaklanjuti sehingga individu yang tidak pernah melakukan proses ini sebelumnya dapat melakukannya. Alasan mengapa produk-produk tertentu sama di seluruh rantai toko adalah karena proses menciptakan produk-produk tersebut - secangkir kopi, misalnya - telah jelas didokumentasikan dengan cara yang memungkinkan orang lain untuk membuat duplikat produk. Dokumentasi proses harus dapat ditindaklanjuti untuk membantu manajer dalam melatih karyawan.
Sebab dan akibat
Dokumentasi proses harus ditulis untuk mendefinisikan secara jelas sifat sebab akibat dari proses. Proses harus didokumentasikan secara terpisah dan juga didokumentasikan untuk menjelaskan bagaimana berbagai proses berhubungan satu sama lain. Misalnya, sebuah organisasi mungkin ingin memahami bagaimana proses pertemuannya berdampak pada keterbukaan diskusi perusahaan.
Kelalaian
Mereka yang membuat dokumentasi proses juga harus mengetahui apa yang harus dihilangkan dalam dokumentasi proses. Sebagai contoh, beberapa proses sangat sederhana sehingga tidak perlu dijelaskan. Proses lain tidak harus harus dilakukan dengan benar setiap saat.
Proses dan Pelatihan
Seringkali manajer dapat menggabungkan dokumentasi proses dan pelatihan. Dokumentasi proses dapat menghemat waktu bagi pekerja yang bisa melakukan tugas-tugas lain daripada menggunakan waktu menjalani pelatihan. Namun, dokumentasi proses tidak selalu menjelaskan informasi dengan cukup jelas kepada karyawan. Seringkali harus dikombinasikan dengan pelatihan langsung untuk memastikan bahwa informasi dipahami dengan jelas oleh karyawan baru.
