Semakin banyak perusahaan baik outsourcing manajemen proyek atau mempekerjakan profesional untuk menangani tugas ini. Dengan perubahan dalam industri, mungkin sulit untuk menemukan orang-orang yang memenuhi syarat yang berada di atas tren dan strategi terbaru. Hanya 2,5 persen dari organisasi yang berhasil menyelesaikan semua proyek mereka. 70 persen proyek gagal total. Mempertimbangkan angka-angka ini, Anda mungkin bertanya-tanya apakah layak mempekerjakan manajer proyek atau tidak. Sama seperti yang lainnya, ada kelebihan dan kekurangan untuk dipertimbangkan. Seorang manajer proyek yang terampil dapat mengurangi pengeluaran Anda, merampingkan manajemen alur kerja, dan membantu mengembangkan bisnis Anda.
Pro Manajemen Proyek
Apakah Anda menjalankan bisnis kecil atau organisasi mapan, Anda mungkin tidak dapat menangani semua jenis proyek dari awal hingga selesai. Proyek tertentu sangat kompleks dan memiliki tenggat waktu yang ketat atau memerlukan keterampilan khusus yang mungkin tidak dimiliki tim Anda. Seorang manajer proyek yang memenuhi syarat dapat membantu Anda mengatur dan mengelola tugas yang paling memakan waktu. Manajer proyek yang berpengalaman juga akan memotivasi tim Anda, mengelola sumber daya, mengukur hasil, memberikan umpan balik, dan menemukan cara untuk meningkatkan kualitas dan memangkas biaya atau waktu. Keterampilan manajemen proyek lainnya termasuk teknik penjadwalan yang ditingkatkan, menanggapi perubahan, meningkatkan komunikasi, kontrol kualitas dan manajemen risiko.
Pengaturan Tujuan yang Efisien
Sebagian besar proyek gagal hanya karena manajer tidak memiliki tujuan yang jelas. Pada 2013, kurang dari sepertiga dari semua proyek dikirim tepat waktu dan sesuai anggaran yang dialokasikan. Karena alasan ini, menetapkan sasaran SMART adalah yang terpenting. Tujuan SMART spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu. Itulah singkatan SMART. Sasaran SMART akan memastikan bahwa proyek Anda disampaikan tepat waktu tanpa melebihi anggaran. Manajer proyek profesional memiliki keahlian dan alat yang diperlukan untuk membuat perkiraan, mengelola biaya proyek, dan menentukan risiko di seluruh siklus hidup proyek.
Peningkatan Komunikasi
Manajemen proyek memungkinkan komunikasi yang lebih efisien antara pemimpin dan karyawan lain yang terlibat dalam proyek. Manajer proyek yang berpengalaman efektif dalam mengelola pemangku kepentingan yang penting untuk keberhasilan proyek. Manajer proyek memelihara kohesi tim, memfasilitasi pertemuan, mengumpulkan pakar materi pelajaran, gagasan curah pendapat dan memantau umpan balik secara real-time. Komunikasi dengan mudah adalah aspek paling kritis dari setiap proyek, dan merupakan keterampilan yang diperlukan untuk setiap profesional proyek.
Kepuasan Pelanggan Lebih Besar
Proyek dapat memberikan fitur baru dan membuka layanan atau produk baru untuk menyenangkan pelanggan, atau proyek dapat berkontribusi untuk mengurangi biaya bagi pelanggan. Karena metodologi manajemen proyek memprioritaskan faktor kualitas, seperti fitur yang diinginkan pelanggan, perusahaan dengan manajemen proyek yang sukses mengalami kepuasan pelanggan yang lebih besar. Ini berarti lebih banyak pendapatan dan pertumbuhan bisnis. Organisasi Anda akan dikenal karena memberikan hasil yang sangat baik.
Tingkat Keahlian Tinggi
Dengan mempekerjakan manajer proyek atau proyek outsourcing, perusahaan Anda akan mendapat manfaat dari keahlian tingkat tinggi. Orang-orang dalam organisasi Anda akan mempelajari hal-hal baru dan mendapatkan perspektif baru yang akan berkontribusi pada pertumbuhan profesional mereka. Selain itu, manajemen proyek akan membebaskan waktu Anda sehingga Anda dapat fokus pada aspek-aspek inti bisnis Anda. Manajer proyek yang berpengalaman akan dapat mengartikulasikan proses proyek dan mengelola semua area proyek termasuk personel dan kepatuhan.
Penilaian Risiko Akurat
Lebih dari 75 persen perusahaan kurang percaya diri dalam kesuksesan proyek. Pengerjaan ulang yang berlebihan, creep lingkup, komunikasi yang buruk dan tujuan yang tidak jelas sering menjadi penyebabnya. Manajemen proyek memungkinkan Anda mengambil risiko yang diperhitungkan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien. Anda akan mengidentifikasi apa risikonya bahkan sebelum memulai. Dengan cara ini, Anda dapat merencanakan masalah apa pun pada tahap awal dan membuat keputusan yang lebih cerdas karena risiko muncul sepanjang siklus hidup proyek. Manajemen risiko yang efektif juga memungkinkan Anda untuk mengambil risiko atau peluang positif ketika itu muncul.
Kontra Manajemen Proyek
Jika seorang manajer proyek tidak memiliki pengalaman atau pengetahuan yang benar, ada banyak masalah yang dapat muncul. Hilangnya sumber daya, masalah penjadwalan, masalah keamanan dan konflik antarpribadi adalah kerugian utama dari manajemen proyek. Selain itu, organisasi Anda mungkin dikenai biaya tinggi dengan outsourcing pekerjaan atau dengan mempekerjakan karyawan baru untuk menyelesaikan proyek. Terkadang, manajemen proyek dapat mengganggu operasi harian Anda atau salah secara drastis.
Biaya tinggi
Jika Anda merekrut seorang manajer proyek, harap berinvestasi dalam perangkat lunak khusus. Program-program ini bisa mahal dan sulit diimplementasikan. Karena tim Anda akan menggunakannya juga, mereka mungkin perlu pelatihan. Tergantung pada kebutuhan Anda, Anda mungkin juga harus menyewa ahli atau spesialis materi pelajaran untuk membantu proyek. Seringkali, akan ada dorongan dari para pemangku kepentingan untuk memasukkan fitur-fitur yang awalnya tidak direncanakan. Semua masalah ini dapat dengan cepat menambah biaya proyek.
Kompleksitas Meningkat
Manajemen proyek adalah proses yang kompleks dengan berbagai tahapan. Beberapa ahli memiliki kecenderungan untuk mempersulit setiap proses, yang dapat membingungkan tim Anda dan menyebabkan keterlambatan pengiriman proyek. Mereka juga dapat menjadi kaku atau tepat dalam rencana mereka, menciptakan lingkungan yang penuh tekanan dalam organisasi. Biasanya, proyek dengan cakupan besar akan lebih kompleks untuk disampaikan, terutama jika tidak ada tim yang didedikasikan semata-mata untuk mengerjakan proyek. Anggota tim lintas fungsi mungkin ketinggalan dalam pekerjaan sehari-hari mereka, menambah lapisan kompleksitas lebih lanjut.
Overhead komunikasi
Ketika Anda menyewa tim manajemen proyek, karyawan baru bergabung dengan perusahaan Anda. Ini menambah lapisan komunikasi tambahan dan mungkin tidak selalu cocok dengan budaya organisasi Anda. Itu sebabnya para ahli merekomendasikan menjaga tim Anda sekecil mungkin. Semakin besar tim, semakin tinggi overhead komunikasi. Terkadang, sebuah tim besar diperlukan untuk sebuah proyek, jadi penting untuk menemukan manajer proyek yang memiliki keterampilan komunikasi yang kuat di berbagai orang.
Kurangnya Kreativitas
Terkadang, manajemen proyek menyisakan sedikit atau tidak ada ruang untuk kreativitas. Pemimpin tim bisa terlalu fokus pada proses manajemen atau menetapkan tenggat waktu yang ketat, memaksa staf mereka untuk bekerja dalam parameter yang ketat. Ini dapat menghambat pemikiran kreatif dan menghambat inovasi yang mungkin bermanfaat bagi proyek. Penting bagi manajer proyek untuk mengetahui kapan harus mengilhami kreativitas dan kapan harus secara ketat mengikuti rencana proyek.
Suatu organisasi dapat tumbuh dan mencapai kesuksesan tanpa ada tim manajemen proyek. Namun, mempekerjakan seorang profesional yang terampil untuk menangani aspek-aspek ini dapat membuka peluang baru dan membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya lebih cepat.
