Sebagai pemegang saham atau bahkan pelanggan, Anda memiliki hak untuk berkomunikasi dengan dewan perusahaan. Anda bisa memberi selamat kepada sang petinggi atas pekerjaannya yang hebat atau melakukan pengaduan konstruktif untuk meningkatkan barang atau jasa yang disediakan perusahaan. Apa pun situasinya, ada beberapa konvensi yang harus Anda patuhi ketika menghubungi seseorang di eselon atas perusahaan. Dengan sedikit keberuntungan, Anda akan segera mendapatkan balasan dan mendapatkan perubahan yang Anda inginkan.
Pertimbangan
Memahami pola pikir banyak anggota dewan perusahaan. Mereka tidak sampai ke lantai 50 dengan menjadi bunga dinding pemalu. Anggota dewan umumnya adalah orang-orang yang cerdas dan pekerja keras yang menghadiri perguruan tinggi (termasuk sekolah bisnis) dan telah bekerja keras melalui hierarki perusahaan. Cobalah berkomunikasi dengan istilah yang jelas dan profesional untuk menjangkau mereka. Menurut University of North Carolina, Anda harus berasumsi bahwa orang yang membaca surat Anda memiliki waktu terbatas untuk mempertimbangkan surat Anda, jadi cobalah untuk tidak bertele-tele.
Memformat
Gunakan format surat bisnis standar. Ini tidak sulit untuk dilakukan, dan itu memberi tahu anggota dewan (dan sekretarisnya) bahwa Anda mungkin orang yang masuk akal dan rasional, yang kekhawatirannya harus dipertimbangkan. Mulailah dengan alamat lengkap Anda dan informasi kontak lainnya, kemudian sertakan tanggal, lalu alamat anggota dewan. Bagian selanjutnya dari surat itu adalah salam. Cobalah untuk menghindari judul berbasis gender. Sebagai contoh, mulailah menulis surat kepada Chris Bridges dengan “Dear Chris Bridges.” Jika Anda menggunakan “Tuan,” Anda berisiko kehilangan posisi yang salah dalam acara “Chris” adalah kependekan dari “Christine.”
Nada
Tulis dengan nada profesional yang tenang, meskipun Anda sedang kesal. Untuk memeriksa ulang hal ini, sisihkan surat Anda selama beberapa hari dan bacalah saat Anda dalam kondisi yang lebih dingin. Jika Anda masih khawatir, mintalah seorang teman membaca surat Anda untuk mencari bahasa pembakar.
Tujuan
Tetapkan dalam paragraf penuh pertama mengapa Anda menulis dan kualifikasi Anda. Ini bisa sangat sederhana: "Saya menulis sebagai pemegang saham untuk mendaftarkan ketidaksenangan saya sehubungan dengan keputusan dewan untuk …" Dengan memberi tahu Anda bahwa Anda adalah pemegang saham, dia segera tahu bahwa ia tidak boleh mengabaikan Anda begitu saja.
Bukti
Berikan bukti yang Anda miliki untuk mendukung klaim Anda. Berikan sebanyak mungkin detail spesifik untuk memungkinkan anggota dewan mengambil tindakan dengan masalah spesifik Anda. Misalnya, "Terakhir kali perusahaan Anda berinvestasi dalam sekuritas yang didukung hipotek, laba tahun depan tertekan sebesar 50 persen."
Efek
Tawarkan tindakan untuk diambil anggota dewan, meskipun itu sesuatu yang sederhana seperti membalas kepada Anda sehubungan dengan kekhawatiran Anda. Sementara VIP dapat menolak permintaan Anda, seharusnya mudah baginya untuk mencari tahu apa yang Anda inginkan. "Saya ingin menerima catatan transaksi terbaru perusahaan …"
Membungkus
Akhiri surat Anda dengan singkat, basa-basi standar yang diharapkan pengusaha. Misalnya: "Saya menantikan tanggapan Anda dan terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini." Ini hal yang kecil, tetapi penting: tandatangani nama Anda dengan jelas dan berani di akhir surat.
