Relawan menawarkan layanan mereka untuk amal, gereja, dan organisasi lain pilihan mereka secara gratis. Namun, sementara sukarelawan memberikan waktu mereka dengan bebas, banyak organisasi tidak ingin relawan mereka harus membayar untuk menjadi sukarelawan karena mereka menggunakan bensin dan kendaraan mereka sendiri untuk sampai ke pekerjaan sukarela mereka dan beberapa bahkan akan menggunakan kendaraan pribadi mereka untuk melakukan pekerjaan itu. Jika sebuah organisasi mampu membelinya, sering kali akan mengganti biaya sukarelawan untuk biaya perjalanan mereka. Namun, kehati-hatian perlu diambil, bukan untuk menciptakan kewajiban pajak bagi sukarelawan.
Formulir W-9
Formulir W-9 adalah permintaan untuk nomor identifikasi wajib pajak. Dalam hal sukarelawan, ini adalah nomor Jaminan Sosial mereka. Ia juga meminta jumlah pengecualian yang dimiliki relawan. Jika organisasi akan menawarkan penggantian kepada sukarelawan, maka formulir ini perlu diisi. Jika penggantian tetap tidak dapat dibatalkan, maka informasi tersebut tidak akan diperlukan kecuali dalam pembukuan organisasi untuk menunjukkan kepada siapa pembayaran diganti.
Pengembalian
Agar tidak dianggap penghasilan, penggantian biaya harus dengan biaya perjalanan aktual yang dapat didokumentasikan berdasarkan rencana yang bertanggung jawab. Ini berarti bahwa sukarelawan perlu memberikan dokumentasi pengeluaran dan bahwa pengembalian biaya aktual akan dikembalikan. Dokumentasi perlu menunjukkan waktu, tempat, tujuan bisnis, dan jumlah pengeluaran.
Biaya Transportasi
Biaya transportasi adalah untuk biaya perjalanan lokal. Meskipun ini umumnya dilakukan di dalam mobil, itu dapat mencakup tiket pesawat, tiket bus, biaya antar-jemput, dan tarif taksi. Juga, biaya tol dan parkir. Untuk bepergian dengan kendaraan pribadi, mungkin sulit menentukan biaya aktual untuk hal-hal seperti penggantian oli atau pengisian bensin. Lebih mudah untuk mengganti biaya sukarelawan per mil hingga tingkat penggantian jarak tempuh standar federal.
Pengurangan Perjalanan
Pemerintah federal menetapkan tarif penggantian untuk bisnis, amal, penunjukan medis dan pemindahan mil setiap tahun berdasarkan biaya untuk mengoperasikan kendaraan. Jika sukarelawan diganti lebih dari tarif federal, kelebihannya dianggap penghasilan, dalam hal ini informasi pada Formulir W-9 akan dibutuhkan. Jika relawan diganti pada tingkat yang lebih rendah, maka relawan juga dapat mengklaim perbedaan antara tingkat penggantian aktual dan tingkat federal sebagai pengurang pajak penghasilan federal.
