Anda akan menemukan berbagai tipe kepribadian di hampir setiap tempat kerja. Dalam banyak kasus, kepribadian ini saling melengkapi dan membantu menyelesaikan pekerjaan secara efektif dan efisien. Namun, masalah dapat muncul ketika kepribadian berbenturan, meningkat menjadi argumen.
Apakah Anda terlibat langsung dalam argumen atau saksi, Anda mungkin diminta untuk menulis pernyataan tentang hal itu. Jika dihadapkan dengan tantangan ini, sangat penting untuk menulis surat profesional yang menyatakan bahwa Anda adalah karyawan yang kredibel dan bertanggung jawab. Surat ini dapat masuk dalam catatan karyawan tetap Anda dan merupakan cerminan langsung Anda.
Nilai Situasi
Catat semua yang relevan dengan kejadian spesifik. Dokumentasikan nama dan peran semua orang yang terlibat, mengapa Anda percaya konflik dimulai, perkembangan acara, dialog apa pun yang dipertukarkan, tanggal dan waktu dan sebagainya. Jadilah seakurat dan serinci mungkin. Keluarkan opini dari catatan ini dan hanya mengandalkan fakta.
Mulailah Surat Formal Anda
Bergantung pada protokol tempat kerja Anda, surat ini mungkin menjadi bagian dari catatan karyawan tetap Anda. Anda harus menjaganya tetap profesional. Ini dimulai dengan mengetik tanggal, melompati garis, dan kemudian mengetik nama atasan Anda, judul, nama perusahaan dan alamat perusahaan. Kemudian lewati satu baris.
Alamat Surat Anda
Ketik "Yth. Ms. / Mr. (Nama):" untuk menghubungi atasan Anda atau profesional SDM yang menjadi tujuan Anda menulis pernyataan. Lewati garis.
Tuliskan Tubuh Surat Anda
Jelaskan kepada penyelia atau profesional SDM Anda bahwa Anda menulis untuk membahas argumen di antara rekan kerja tertentu. Komunikasikan apakah Anda terlibat langsung atau saksi. Sampaikan detail yang relevan, termasuk fakta dalam catatan yang Anda catat sebelumnya. Ringkas semua ini dalam satu hingga tiga paragraf, mulai dengan fakta yang paling penting dan kemudian lanjutkan dengan fakta yang kurang penting. Jauhkan pendapat Anda dari itu dan jangan menyerang, menuduh, atau berbicara negatif tentang rekan kerja.
Tuliskan Kesimpulan Surat Anda
Berikan evaluasi akhir atas insiden tersebut dan jelaskan kemungkinan pemecahannya, serta kesediaan Anda untuk membantu memperbaiki situasi.
Tandatangani Surat Anda
Tanda tangani surat Anda dengan "Hormat" atau salam profesional lainnya, lewati tiga baris, dan ketikkan nama dan judul Anda. Tanda tangani surat setelah dicetak.
Sertakan Materi Yang Relevan
Jika Anda memiliki email yang relevan atau materi lain yang berhubungan langsung dengan argumen, sertakan dengan pernyataan Anda.
