Struktur organisasi yang strategis dan direncanakan dengan cermat membantu bisnis berjalan secara efektif dan efisien. Struktur yang tidak efektif dapat menyebabkan masalah signifikan bagi perusahaan, termasuk hilangnya laba, pergantian karyawan yang cepat, dan hilangnya produktivitas. Pakar manajemen menggunakan enam elemen dasar struktur organisasi untuk menyusun rencana yang tepat untuk perusahaan tertentu. Elemen-elemen ini adalah: departemenisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi atau desentralisasi, spesialisasi pekerjaan dan tingkat formalisasi. Masing-masing elemen ini memengaruhi cara pekerja terlibat satu sama lain, manajemen, dan pekerjaan mereka untuk mencapai tujuan majikan.
Kiat
-
Enam elemen dasar dari struktur organisasi adalah: departemenisasi, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi atau desentralisasi, spesialisasi pekerjaan dan tingkat formalisasi.
Departemenisasi
Departmentalization mengacu pada bagaimana struktur organisasi mengelompokkan fungsi, kantor, dan tim perusahaan. Kelompok-kelompok individu tersebut biasanya disebut sebagai departemen. Departemen biasanya disortir berdasarkan jenis tugas yang dilakukan pekerja di masing-masing departemen, tetapi ini bukan satu-satunya cara untuk membuat rincian departemen perusahaan. Anda juga dapat membagi bisnis menjadi kelompok-kelompok berdasarkan pada lini produk atau merek, lokasi geografis atau bahkan kebutuhan pelanggan.
Rantai komando
Sebagian besar organisasi, dari bisnis hingga organisasi nirlaba hingga militer, menggunakan rantai komando. Ini membantu menghilangkan ketidakefisienan dengan meminta setiap karyawan melapor ke manajer tunggal, bukan ke beberapa bos. Dalam konteks perusahaan, jenis rantai komando ini tercermin dalam struktur organisasi dan memengaruhi uraian tugas serta hierarki kantor. Manajer menetapkan tugas, mengomunikasikan harapan dan tenggat waktu kepada karyawan, dan memberikan motivasi secara satu-ke-banyak.
Ketika karyawan menghadapi hambatan atau masalah, mereka melaporkan kembali ke manajer yang sesuai. Jika perlu, manajer kemudian bertanggung jawab untuk membawa masalah atau mengeluarkan rantai komando ke tingkat berikutnya, dan seterusnya. Rantai otoritas atau komando ini menyederhanakan operasi dan komunikasi perusahaan untuk bisnis yang lebih efisien dan produktif.
Rentang kendali
Rentang kendali organisasi menentukan berapa banyak karyawan yang bertanggung jawab atas setiap manajer di dalam perusahaan. Tidak ada satu jenis rentang kendali yang ideal untuk semua perusahaan atau bahkan untuk semua bisnis di industri tertentu. Rentang optimal akan tergantung pada sejumlah faktor, termasuk ukuran tenaga kerja, bagaimana perusahaan dibagi menjadi beberapa departemen dan bahkan tujuan dan strategi bisnis khusus perusahaan.
Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah jenis manajer yang ditugaskan untuk masing-masing departemen dan deskripsi pekerjaan dari karyawan yang melapor kepada manajer itu. Berdasarkan gaya atau pendekatan individu manajer, rentang kendali dapat berkisar dari tiga atau empat hingga 15 atau lebih. Tentu saja, manajer yang ditempatkan lebih tinggi di rantai komando biasanya memiliki rentang kontrol yang lebih ketat, karena mereka bertanggung jawab langsung untuk manajer menengah atau pemimpin tim.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Struktur organisasi juga bersandar pada spektrum sentralisasi. Secara umum, entitas perusahaan yang lebih konservatif mengadopsi struktur terpusat. Dalam desain ini, manajer tingkat C membuat semua keputusan, manajemen merancang rencana untuk eksekusi dan karyawan garis depan melaksanakan rencana itu. Pejabat tingkat-C umumnya adalah mereka yang berada di tingkat paling atas dari bagan organisasi, seperti chief executive officer, chief operating officer dan chief marketing officer.
Otorisasi sentralisasi dalam bisnis berarti bahwa manajemen menengah biasanya dibiarkan dengan sedikit atau tanpa masukan tentang tujuan yang ditetapkan perusahaan. Sistem ini khas di organisasi perusahaan yang lebih besar, serta di perusahaan di industri yang lebih konservatif. Di sisi lain, perusahaan dapat mengadopsi pendekatan yang lebih terdesentralisasi. Sistem yang terdesentralisasi memungkinkan semua tingkatan manajemen kesempatan untuk memberi masukan pada tujuan dan sasaran visi besar. Keputusan yang lebih besar, di seluruh perusahaan masih umumnya dimiliki oleh pejabat tingkat C, tetapi manajer departemen menikmati tingkat kebebasan yang lebih besar dalam cara tim mereka beroperasi.
Spesialisasi Kerja
Dalam bisnis apa pun, karyawan di semua tingkatan biasanya diberikan uraian tugas dan harapan yang menyertai posisi mereka. Di perusahaan yang lebih besar, uraian pekerjaan umumnya secara formal diadopsi secara tertulis. Pendekatan ini membantu memastikan bahwa kebutuhan tenaga kerja spesifik perusahaan terpenuhi, tanpa ada duplikasi usaha yang tidak perlu. Spesialisasi kerja memastikan bahwa semua karyawan memiliki tugas khusus yang diharapkan mereka lakukan berdasarkan pada pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan masing-masing karyawan. Ini mencegah harapan bahwa karyawan akan melakukan tugas-tugas yang mereka tidak punya pengalaman atau pelatihan sebelumnya dan menjaga mereka dari melakukan di bawah kapasitas mereka.
Formalisasi
Akhirnya, struktur organisasi menerapkan beberapa tingkat formalisasi. Elemen ini menguraikan hubungan antar organisasi. Formalisasi adalah elemen yang menentukan prosedur, aturan, dan pedoman perusahaan sebagaimana diadopsi oleh manajemen. Formalisasi juga menentukan aspek budaya perusahaan, seperti apakah karyawan harus masuk dan keluar saat tiba dan keluar kantor, berapa banyak waktu istirahat yang dapat diambil pekerja, dan berapa lama waktu istirahat itu, bagaimana dan kapan karyawan dapat menggunakan komputer perusahaan dan bagaimana pekerja di semua tingkatan diharapkan berpakaian untuk bekerja.
