Laporan status proyek mengendalikan dokumen untuk siapa pun yang mencoba mengelola proyek, apakah itu pekerjaan satu orang atau melibatkan ratusan orang di berbagai lokasi. Laporan status proyek berfungsi sebagai ringkasan singkat dari kemajuan proyek, tanggal penyelesaian yang diharapkan dan tindakan apa yang telah diambil sejak laporan status proyek terakhir dikompilasi. Ini membantu manajer menjaga tugas pada jalurnya dan mengidentifikasi masalah cukup dini untuk menghasilkan solusi yang bermakna.
Ringkasan proyek
Laporan status proyek biasanya dimulai dengan deskripsi singkat tentang elemen-elemen penting proyek. Paragraf atau blok ini mengidentifikasi nama proyek, tanggal laporan, siapa yang bertanggung jawab atas proyek atau departemen pengelola dan pernyataan tujuan proyek. Ini juga dapat mencakup informasi kontak, seperti nomor telepon atau alamat email anggota tim proyek utama. Bagian ini tidak akan banyak berubah selama proyek berlangsung dan sering disalin dari satu laporan status ke yang berikutnya hanya dengan tanggal yang diperbarui.
Kiriman
Bagian yang menggambarkan hasil proyek adalah kunci untuk laporan status proyek. Bagian ini harus mencantumkan kiriman dan memberikan status mereka saat ini dalam satu atau dua kata. Misalnya, lembar proyek peluncuran produk mungkin memiliki hasil seperti iklan cetak, pesta peluncuran vendor, tampilan stan pameran dagang, dan kreasi lembar harga. Di sebelah setiap pengiriman, manajer proyek harus menulis hal-hal seperti "selesai" atau "dipesan" atau "di printer." Ini berfungsi sebagai ringkasan proyek dengan tugas yang lebih rinci tercantum di bagian garis waktu.
Garis waktu
Timeline tugas adalah elemen dari laporan status proyek yang sering mendapat pemeriksaan paling cermat. Bagian ini harus merinci pekerjaan yang diselesaikan sejak laporan status proyek terakhir, pekerjaan apa yang harus dilakukan pada periode berikutnya dan tanggal ketika tugas-tugas diharapkan akan selesai. Banyak laporan status proyek menyajikan ini dalam kotak dengan tanggal yang diberikan untuk penyelesaian yang diharapkan dan penyelesaian aktual. Banyak manajer proyek memilih untuk mewarnai kode bagian ini dengan warna berbeda yang mewakili tugas yang sesuai jadwal, lebih cepat dari jadwal, terlambat, selesai atau ditahan.
Catatan, Rekomendasi dan Penjelasan
Laporan status proyek juga perlu mendaftar bendera merah, mengubah permintaan atau tantangan yang dihadapi proyek. Ini adalah tempat untuk mendaftar di mana sumber daya tambahan mungkin diperlukan atau di mana tanggal pengiriman akan berubah. Bagian ini juga dapat melaporkan bagaimana peristiwa tak terduga mempengaruhi proyek, seperti masalah perangkat lunak, keterlambatan pengiriman dari vendor atau persediaan yang rusak. Beberapa manajer proyek akan memisahkan bagian ini dari laporan dan mencantumkannya dalam dokumen terpisah yang mereka lampirkan pada laporan status proyek.
