Setiap perusahaan, besar atau kecil, menyelesaikan proyek di sepanjang kegiatan bisnis normal. Beberapa proyek diselesaikan tanpa masalah sementara beberapa proyek tidak pernah berhasil. Proyek-proyek yang diselesaikan dengan sukses biasanya mulai menggunakan kerangka kerja manajemen proyek untuk memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola.
Kerangka Kerja Manajemen Proyek Ditentukan
Monash University, salah satu universitas internasional terbesar di Australia, mendefinisikan kerangka kerja manajemen proyek sebagai seperangkat alat proses dan templat yang dirancang untuk digunakan bersama untuk mengelola proyek melalui siklus hidupnya. Dalam istilah yang lebih jelas, kerangka kerja manajemen proyek adalah bagaimana suatu proyek dikelola sampai selesai. Sebuah proyek memiliki siklus kehidupan alami yang dimulai sebelum dimulai dan berkembang hingga proyek selesai. Ada tahapan alami untuk suatu proyek: memulai, merencanakan, melaksanakan, mengendalikan dan menutup. University of North Texas menyediakan sumber daya manajemen proyek yang terperinci, Project Management Handbook, yang merinci pentingnya setiap tahap.
Memulai
Ini adalah awal dari proyek yang memberikan kesempatan untuk memberikan alasan spesifik mengenai nilai proyek kepada para pemangku kepentingan. Para pemangku kepentingan dapat siapa saja yang secara langsung atau tidak langsung dipengaruhi oleh proyek. Tahap awal membutuhkan palungan proyek untuk menentukan ruang lingkup dan tujuan proyek, mengidentifikasi sponsor proyek dan jumlah total sumber daya proyek, dan mengidentifikasi kebutuhan proyek.
Perencanaan
Langkah ini mengalami beberapa tumpang tindih dengan memulai, tetapi umumnya didefinisikan sebagai faktor-faktor perencanaan kunci yang terkait dengan proyek. Beberapa kegiatan perencanaan utama adalah: rencana anggaran, jadwal waktu, rencana pengadaan, persyaratan dan perekrutan tim proyek, dan risiko proyek.
Mengeksekusi
Fase pelaksanaan adalah fase terpanjang dari siklus hidup proyek dan melibatkan pengukuran semua tugas yang diselesaikan dengan menilai tugas terhadap ukuran kualitas yang ditetapkan oleh para pemangku kepentingan. Agar proses ini berhasil, langkah-langkah kualitas harus sesuai dengan definisi SMART. Semua tindakan harus spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis dan tepat waktu.
Mengontrol
Fase ini memastikan bahwa semua tugas yang diberikan ke berbagai fase proyek telah dianalisis dan telah memenuhi standar kualitas proyek. Tahap ini mirip dengan tahap pelaksanaan, tetapi tujuannya sebenarnya adalah untuk mengukur kinerja proyek, membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diharapkan, dan memperbaiki setiap perbedaan dalam kinerja atau kualitas proyek.
Penutupan
Langkah terakhir dari siklus hidup proyek mungkin yang paling penting; agar suatu proyek dianggap selesai, semua tugas proyek harus berhasil diselesaikan. Tahap akhir dari sebuah proyek mengharuskan manajer proyek untuk menyelesaikan audit proyek, mengadakan pertemuan proyek akhir dan mengajukan dan menyerahkan semua dokumen terkait proyek. Setelah dokumen telah diserahkan, manajer proyek harus menyajikan laporan penutupan proyek dan meminta laporan tersebut disetujui oleh komite pengarah atau sponsor proyek.
