Kegiatan membangun tim berkisar dari "Kejatuhan Kepercayaan" yang terkenal hingga mencurahkan waktu seharian bekerja dengan rekan-rekan untuk memeriksa bagaimana gaya kerja individu menghambat atau berkontribusi pada kekompakan tim. Jika Anda seorang konsultan, Anda mungkin akan diberi skenario dasar dan diminta untuk mengembangkan proposal untuk pelatihan pengembangan tim yang akan mencapai tujuan yang sangat dibutuhkan klien untuk mempertahankan hubungan kerja yang positif dan kolaboratif di antara staf. Pendekatan yang sama dapat digunakan ketika Anda menulis proposal untuk tim kepemimpinan Anda sendiri untuk mempertimbangkan pelatihan pengembangan tim in-house. Untuk proposal yang dibangun dengan baik, pertama-tama kaji kebutuhan; identifikasi sumber daya Anda; memperkirakan biaya dan membenarkan pengeluaran; jelaskan hasilnya; dan menyajikan kerangka waktu yang masuk akal.
Langkah Satu: Nilai Kebutuhan
Sebelum Anda dapat mengusulkan secara wajar segala jenis pelatihan dan pengembangan karyawan, Anda harus terlebih dahulu menggambarkan kebutuhannya atau melakukan penilaian kebutuhan. Jika organisasi Anda telah menyelesaikan survei di mana karyawan memberikan umpan balik tentang pembangunan tim, hasil survei dapat berisi informasi berharga untuk menyusun pernyataan kebutuhan. Jika Anda tidak memiliki akses ke data yang menunjukkan perlunya pelatihan pengembangan tim, Anda dapat memberikan referensi anekdotal. Misalnya, jelaskan proyek tim baru-baru ini yang bisa menjadi sukses besar jika anggota tim telah bekerja sama untuk mencapai tujuan proyek.
Langkah Dua: Identifikasi Sumberdaya
Organisasi dengan departemen SDM yang sepenuhnya staf atau multi-fungsi mungkin sudah memiliki sumber daya internal untuk memberikan pelatihan pengembangan tim. Dalam hal ini, diskusikan dalam proposal Anda setiap sesi pelatihan pengembangan tim sebelumnya dan anggota staf SDM yang memberikan pelatihan. Jika Anda menggunakan sumber eksternal, sertakan referensi dari klien sebelumnya dari pakar pelatihan pengembangan tim tersebut. Berikan latar belakang tentang pelatih, termasuk spesialisasi dalam industri tertentu dan testimoni dari organisasi lain yang mendapat manfaat dari keahlian mereka.
Langkah Tiga: Buka Tag Harga
Apakah Anda menggunakan sumber daya in-house untuk pelatihan pengembangan tim Anda atau melibatkan jasa pelatih pengembangan tim, ada biaya untuk memberikan pelatihan. Biaya sumber daya in-house, seperti pelatih departemen SDM Anda, cenderung jauh lebih sedikit daripada konsultan luar, tetapi selalu bijaksana untuk memberikan biaya waktu pelatih in-house untuk mengembangkan dan mempersiapkan pelatihan. Ini adalah bagaimana Anda memperkirakan nilai investasi perusahaan. Membenarkan biaya untuk menggunakan konsultan atau pelatih eksternal mungkin lebih efektif jika Anda melihat biaya per peserta. Misalnya, jika konsultan luar akan menagih perusahaan Anda $ 2.000 untuk menyediakan sesi pelatihan empat jam untuk 10 peserta, biaya Anda per orang adalah $ 200. Metode penggunaan biaya per-peserta ini juga berguna ketika organisasi Anda menganggarkan sejumlah tertentu setiap tahun untuk pelatihan per-karyawan.
Langkah Empat: Benarkan Biaya
Berharap untuk melakukan riset jika Anda ingin memberikan alasan kuat mengapa perusahaan Anda harus berinvestasi dalam pelatihan pengembangan tim. Memperkirakan laba atas investasi, atau ROI, untuk pelatihan yang membahas soft skill dan untuk membangun lingkungan kerja kolaboratif mungkin sulit dalam kebanyakan kasus. Namun, jika Anda mengukur produktivitas sebelum dan sesudah di lingkungan kerja seperti toko manufaktur, perhitungan ROI mungkin lebih sederhana. Tetapi Anda masih tidak dapat memberikan proyeksi yang tepat pada ROI, dan di situlah Anda perlu meneliti bagaimana pelatihan dapat meningkatkan faktor-faktor seperti keterlibatan karyawan, motivasi dan kepuasan kerja. Di sinilah Anda juga perlu menetapkan tujuan yang terukur untuk bagian selanjutnya dari proposal Anda.
Langkah Kelima: Sebutkan Sasaran dan Hasil
Bagian penting dari proposal Anda adalah apa yang ingin Anda capai melalui pelatihan pengembangan tim. Misalnya, Anda dapat menulis:
"Tujuan dari pelatihan pengembangan tim untuk 10 anggota tim gudang adalah untuk mengenali kekuatan anggota tim individu, serta menemukan area untuk peningkatan sehingga hasilnya adalah kelompok kerja yang kohesif dan kolaboratif."
Ini adalah tujuan yang bagus, tetapi sertakan sesuatu yang dapat diukur sehingga Anda dapat benar-benar menentukan ROI saat pelatihan selesai. Pertimbangkan untuk menggunakan sasaran SMART - Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Tepat Waktu. Contoh tujuan SMART adalah:
"Dalam lima hari setelah menyelesaikan pelatihan pengembangan tim, departemen gudang akan bekerja dengan departemen SDM untuk merevisi semua uraian tugasnya. Anggota tim akan menyusun uraian tentang keterampilan, kemampuan, dan minat masing-masing, di samping tugas khusus mereka dan tugas-tugas setiap hari dan setiap minggu. Uraian pekerjaan dan uraian tugas dan keterampilan anggota tim kemudian akan digunakan untuk menentukan apakah posisi gudang cocok dengan petahana."
Langkah Enam: Tentukan Kerangka Waktu
Menyisihkan waktu untuk seluruh tim untuk mengikuti pelatihan mungkin menantang, tetapi jika tujuan dan hasil penting untuk mempertahankan kinerja tim, jelas sebutkan itu dalam proposal. Pertimbangkan untuk merekomendasikan beberapa sesi pelatihan setengah hari atau dua jam untuk memastikan bahwa tim masih memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Tinjau kalender perusahaan untuk memastikan bahwa Anda tidak mengusulkan pelatihan yang akan mengganggu lonjakan musiman dalam bisnis. Jika kalender liburan tersedia, konsultasikan juga dengan mereka untuk menentukan kapan layak bagi karyawan untuk menghadiri dan berpartisipasi dalam sesi pelatihan yang direncanakan.
