Hampir semua proposal atau aplikasi bisnis saat ini membutuhkan surat pengantar. Bergantung pada konteks dan proposal, surat pengantar dapat berkisar dari pengantar singkat hingga sinopsis menyeluruh dari isi proposal. Saat menulis surat pengantar untuk penawaran resmi untuk suatu proyek, ketahui komponen-komponen penting untuk membuat surat Anda menonjol.
Isi
Surat pengantar untuk penawaran resmi untuk suatu proyek harus terlihat profesional dalam segala hal dan mencerminkan keahlian bisnis perusahaan. Minimal, surat pengantar harus menyertakan referensi ke proyek dengan nama dan nomor proyek, jika tersedia; ketentuan umum penawaran, termasuk tenggat waktu; dan daftar lengkap semua dokumen dan lampiran yang dikirim dengan surat pengantar.
Panjangnya
Panjang surat pengantar penawaran dapat sangat bervariasi berdasarkan ukuran dan spesifikasi pekerjaan. Meskipun umumnya paling singkat, pastikan untuk memasukkan semua informasi yang diperlukan dan jangan membuat surat terlalu pendek sehingga Anda seolah-olah berupaya semaksimal mungkin untuk memproduksinya.
Informasi Header
Sertakan tanggal surat pengantar ditulis di header Anda, bersama dengan informasi kontak lengkap. Referensi nama proyek dan nomor proyek di header surat Anda dan sekali lagi di badan surat itu. Gunakan alat tulis dengan kop surat jika mungkin, atau setidaknya kertas ikatan yang berkualitas baik.
Pengecualian
Jangan menggunakan surat "kalengan" karena klien potensial dapat mengambil ini. Luangkan waktu untuk menyesuaikan setiap huruf. Jangan secara khusus menyebutkan harga penawaran dalam surat lamaran Anda, kecuali diperintahkan untuk melakukannya. Jenis informasi terperinci ini harus disediakan untuk penawaran itu sendiri. Jangan terlalu sering menggunakan jargon teknis. Bertujuan untuk terdengar profesional, tetapi tidak megah.
