Fungsi berbagai struktur organisasi adalah untuk mengatur efisiensi dan produktivitas perusahaan. Seringkali merupakan rantai komando dalam bisnis dan bagaimana hierarki dan setiap departemen disusun yang membuatnya produktif - atau tidak. Struktur organisasi "fungsional" memanfaatkan spesialisasi karyawan dan beralih dari memiliki generalis yang dapat melakukan dalam berbagai peran.
Apa Tujuan Struktur Organisasi?
Ada empat jenis utama struktur organisasi, dan masing-masing memiliki pro dan kontra. Alasan mereka ada adalah untuk membuat ketertiban dalam kekacauan bisnis. Tanpa rantai komando atau metode penyelesaian perselisihan yang diterima, anarki dapat memerintah.
Ungkapan "uang berhenti di sini" telah menjadi klise di dunia saat ini, tetapi struktur organisasi adalah tentang mencari tahu di mana uang berhenti dan bagaimana. Bahkan jika Anda tidak berpikir Anda memiliki struktur organisasi, Anda memilikinya. Terkadang mereka tumbuh dan berkembang secara organik seiring waktu, tetapi sering kali mereka disengaja dan direncanakan.
Keempat jenis struktur organisasi adalah datar, matriks, divisi dan struktur fungsional yang disebutkan sebelumnya.
Struktur pada akhirnya memengaruhi hubungan antara manajemen dan karyawan, bagaimana komunikasi mengalir, di mana tanggung jawab berada, dan bagaimana manajemen mengawasi perusahaan. Bahkan dapat mempengaruhi bagaimana perusahaan menumbuhkan pasarnya atau memperluas bisnisnya.
Berita baiknya adalah bahwa struktur tidak ditulis dengan batu, dan mudah diubah atau diubah ketika perusahaan tumbuh atau berkontraksi dengan waktu.
Fungsi Struktur Organisasi Yang Berbeda
Seperti halnya beberapa proyek kerja mendapat manfaat dari mengadopsi alur kerja tertentu, organisasi seringkali dapat berkinerja lebih baik ketika ada organisasi struktural yang bekerja.
Organisasi fungsional biasanya beroperasi dengan mendelegasikan pekerjaan khusus ke departemen yang akan bertanggung jawab untuk apa pun dan segala sesuatu di bawah payung itu. Sebagai contoh, akuntansi akan menangani hal-hal yang harus dibayar dan piutang. Pemasaran menangani pemasaran, iklan, dan promosi. Sumber daya manusia menangani perekrutan, orientasi dan offboarding, pelatihan dan tugas terkait staf lainnya.
Dalam menyusun bagan organisasi dan fungsinya, setiap departemen tahu perannya untuk dimainkan, rantai komando mereka dan alur kerja yang khusus untuk mereka.
Apa itu Desain Organisasi?
Ketika memutuskan struktur untuk sebuah perusahaan, itulah desain organisasi. Ini menilai apa tujuan perusahaan dan kemudian datang dengan rantai komando dan struktur organisasi yang akan paling produktif dalam mencapai tujuan tersebut.
Perusahaan terbaik tidak tetap statis - mereka beradaptasi dan berubah seiring berjalannya waktu sehingga mereka dapat memenuhi tujuan mereka dengan lebih baik atau melakukan diversifikasi untuk pasar baru.
Katakanlah sebuah perusahaan dari Hoboken, New Jersey, memiliki 47 tahun pengalaman dalam mendominasi Pesisir Timur Amerika Serikat dengan kabel elektronik. Mungkin mereka punya tujuan baru menangani pasar Asia karena sebuah pintu telah dibuka dengan peluang yang fantastis. Bisnis seperti biasa tidak akan terbang di sisi lain Pasifik. Alur kerja, bahasa, dan pabean yang berbeda akan mengharuskan perusahaan untuk beradaptasi dan menyesuaikan diri dengan tradisi bisnis yang diharapkan di Asia.
Dengan mendesain ulang struktur organisasi mereka, perusahaan dapat membuat departemen baru dan merekrut staf baru yang akan paling cocok untuk peran ini. Departemen pemasaran perlu merekrut staf multibahasa dan tim hukum perlu mengetahui undang-undang untuk setiap pasar baru yang masuk. Pembuat kesepakatan dan negosiator harus memahami kebiasaan dan kemungkinan di setiap tempat. Semua ini dapat diantisipasi dan direncanakan dengan menciptakan dinamika organisasi baru yang siap menghadapi tantangan ini.
Mengubah praktik teknologi di perusahaan, menambah rangkaian produk baru, membuka lokasi lain - semua ini bisa mendapat manfaat dari mengutak-atik atau mendesain ulang struktur organisasi yang ada.
Keuntungan dari Struktur Fungsional
Dalam banyak hal, struktur fungsional bisa sangat efisien. Dengan berfokus pada kekuatan setiap karyawan dan menugaskan mereka ke departemen yang memanfaatkan kekuatan tersebut, perusahaan sering mendapat manfaat.
Departemen-departemen ini idealnya dipimpin oleh seseorang dengan kemampuan dan keterampilan untuk mengawasi dan mempercepat semua tugas yang ada. Dengan dikelompokkan dengan orang lain yang memiliki pengetahuan dasar yang sama, sering kali ada perdagangan dan pelengkap kualitas yang dipertukarkan antara karyawan ini, yang dapat membantu mereka mengembangkan bakat mereka.
Inilah sebabnya mengapa bidang-bidang seperti pelatihan dapat sangat membantu ketika struktur fungsional dimainkan karena karyawan dikelilingi oleh keterampilan yang mereka butuhkan untuk berkembang.
Itu juga alasan pelatihan dapat melangkah lebih jauh dalam format fungsional karena mereka mengembangkan karyawan yang mungkin ada untuk jangka panjang. Karena karyawan bekerja di departemen yang berfokus pada spesialisasi mereka, mungkin ada peluang pertumbuhan dan pengembangan yang dapat mendorong loyalitas jangka panjang dan turnover yang lebih rendah.
Kerugian Struktur Organisasi Fungsional
Masalah dengan dinding adalah, kadang-kadang ketika mereka naik, mereka tetap terjaga. Beberapa perusahaan yang terbagi secara fungsional dapat mengalami tantangan komunikasi karena persepsi bahwa mereka bekerja secara terpisah dengan alasan yang baik, bukan sekadar menjadi metode efisiensi. Dalam hal ini, mungkin ada konflik antara kebutuhan divisi yang berbeda. Mungkin sumber daya manusia dan divisi TI sama-sama membutuhkan bantuan dari departemen pemasaran, tetapi pemasaran dapat memutuskan secara internal permintaan mana yang akan dipatuhi berdasarkan kebijaksanaan atau faktor lain. Jelas, situasi ini bisa serba salah, dan terserah manajemen untuk meruntuhkan tembok-tembok itu yang menyebabkan pertengkaran teritorial.
Dengan merangkul spesialis tugas untuk setiap divisi, itu berarti generalis mungkin diabaikan. Sisi positifnya bagi para generalis adalah bahwa mereka seringkali dapat lebih menghargai kebutuhan akan komunikasi intradivisional atau memiliki pandangan ke depan yang lebih baik tentang bagaimana satu tugas bermanfaat bagi yang lain dan seterusnya. Jika generalis kehilangan tempat mereka di perusahaan karena mereka tidak dianggap memiliki keterampilan yang cukup kuat di salah satu departemen, itu bisa berarti perusahaan kehilangan diversifikasi yang berharga dan menjembatani kualitas yang dibawa oleh para pemain ini.
Konflik manajemen juga dapat muncul di perusahaan dengan struktur fungsional. Dapat terjadi bahwa setiap kepala departemen memiliki pandangan rabun tentang apa yang mensyaratkan keberhasilan, seperti kinerja departemen mereka menjadi kriteria paling penting untuk mengukur keberhasilan dibandingkan dengan melihat gambaran besar. Ketika tolok ukur bergantung pada kinerja departemen, hal itu juga dapat memengaruhi perilaku karyawan dan dapat menghambat inovasi dan pengambilan keputusan yang cepat.
Kapan Struktur Fungsional Menguntungkan?
Ketika perusahaan stabil dan tidak terus-menerus memperkenalkan produk baru, mereka dapat berkinerja baik sebagai organisasi fungsional. Jika industri tidak sering diberikan perubahan, ada basis aset tetap, dan ini adalah kualitas yang sesuai dengan struktur fungsional.
Ukuran perusahaan tidak serta merta menerjemahkan apakah organisasi fungsional bermanfaat baginya. Toko ban lokal mungkin bekerja dengan baik dengan struktur fungsional, tetapi Amazon.com juga menggunakan struktur fungsional. Ini adalah rantai komando vertikal yang dimainkan di Amazon, untuk kebaikan dan keburukan. Ini bisa berarti mereka kadang-kadang lebih lambat untuk menanggapi dilema, tetapi itu juga berarti ada merek sentral yang kuat dan metode manajemen yang kohesif antara semua departemen mereka secara internasional.
Struktur organisasi bisa seperti real estat - apa yang sempurna untuk hari ini mungkin terlalu besar, atau terlalu kecil, untuk besok. Adalah bijaksana untuk merefleksikan dari waktu ke waktu tentang bagaimana sebuah bisnis diorganisasikan karena sedikit penyesuaian dan inovasi dapat memiliki dampak dramatis pada produktivitas dan kesuksesan.
