Ketika kontrak berakhir, jumlah uang yang dianggarkan untuk kontrak harus sesuai dengan apa yang dibayarkan. Dalam praktiknya, mungkin ada kesalahan, bonus yang tidak diperoleh, biaya pemotongan dan tempat lain dalam anggaran kontrak di mana buku-buku tidak seimbang. Rekonsiliasi kontrak adalah proses menjelaskan dan menyelesaikan masalah keuangan: tugas melibatkan menemukan kesalahan, menemukan penyebabnya, menghitung ukuran dan mencari cara untuk memperbaikinya.
Dokumen
Tugas pertama dalam merekonsiliasi kontrak adalah untuk membahas dokumen, menurut Departemen Pertahanan. Tugas staf yang bekerja pada rekonsiliasi termasuk membandingkan kontrak dasar, bersama dengan perintah perubahan, dengan catatan penagihan, voucher pembayaran, sistem akuntansi resmi dan setiap transaksi yang telah diproses. Pemerintah federal telah mengembangkan sistem komputer rekonsiliasi yang memungkinkan staf rekonsiliasi untuk mencocokkan dokumentasi yang diajukan secara elektronik di berbagai departemen.
Dokumentasi
Mungkin ternyata ada dokumen yang hilang yang membuat tidak mungkin untuk merekonsiliasi kontrak dengan benar. Dalam hal ini, tugas staf adalah melakukan pencarian catatan, elektronik dan hard copy, untuk menemukan dokumentasi. Jika beberapa materi tidak dapat ditemukan, maka staf harus melakukan yang terbaik yang dapat mereka lakukan dengan informasi yang mereka miliki.
Perbedaan
Tugas staf berikutnya adalah menemukan alasan perbedaan. Alasan potensial termasuk penipuan, kesalahan akuntansi, penurunan biaya persediaan atau kontraktor yang belum mengembalikan kelebihan pembayaran.
Menyesuaikan Buku
Setelah kesalahan ditemukan, tugas terakhir dari pekerjaan rekonsiliasi kontrak adalah untuk memperbarui akun - menyesuaikannya ketika kelebihan pembayaran dikembalikan, atau untuk menghapus kesalahan, atau ketika voucher pembayaran yang terlambat akhirnya diserahkan.
