Meskipun beberapa pemilik usaha kecil lebih suka menjalani operasi saluran akar daripada melakukan akuntansi sendiri, pembukuan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari menjalankan bisnis. Manfaat akuntansi terletak pada kemampuannya untuk menceritakan kisah numerik tentang apa yang terjadi di perusahaan Anda - yang dapat membantu Anda meningkatkan operasi, menjadi lebih menguntungkan, dan menghindari masalah dengan agen pajak lokal dan federal. Akuntansi yang teliti dan akurat juga dapat membantu Anda membuat kasus dengan calon pemberi pinjaman dan investor ketika bisnis Anda mencari pembiayaan.
Kiat
-
Keuntungan menggunakan akuntansi dalam bisnis terkait dengan wawasan yang diberikan angka. Angka-angka ini membantu Anda memahami apa yang sedang berjalan dengan baik dan di mana ada ruang untuk perbaikan.
Apa Tujuan Utama Akuntansi?
Tujuan utama akuntansi adalah untuk melacak pendapatan dan pengeluaran perusahaan Anda. Penghasilan adalah semua uang yang mengalir ke bisnis Anda dari penjualan barang dan jasa dan segala jenis pendapatan lainnya, seperti bunga yang diperoleh atau sewa atau royalti yang dikumpulkan. Pengeluaran adalah segalanya yang dibeli bisnis Anda untuk operasi dan infrastrukturnya, seperti bahan, tenaga kerja, sewa, persediaan, ongkos kirim, asuransi, pengeluaran kendaraan, layanan profesional, iklan, dan peralatan.
Informasi yang dikumpulkan oleh pemegang buku atau akuntan Anda tentang pendapatan dan pengeluaran masuk ke dalam penyusunan laporan akuntansi, yang menyediakan informasi yang sangat diperlukan tentang posisi keuangan perusahaan Anda. Laporan ini membantu Anda menentukan kekuatan dan mengatasi kelemahan Anda. Mereka juga memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk pelaporan pajak.
Laporan laba rugi adalah sinopsis dari informasi pembukuan Anda tentang pendapatan dan pengeluaran. Ini menghitung dan mendaftar semua pembelian Anda dalam kategori yang relevan, seperti sewa dan penggajian, dan kemudian daftar jumlah ini untuk memberikan gambaran umum. Demikian pula, ini merangkum pendapatan masuk Anda berdasarkan sumber pendapatan, seperti penjualan grosir atau penjualan eceran. Pernyataan untung dan rugi Anda adalah penting karena itu menunjukkan berapa banyak yang sebenarnya Anda dapatkan pada akhir hari. Angka garis bawah ini adalah jumlah yang tersisa setelah mengurangi total pengeluaran dari total pendapatan.
Neraca adalah potret keseluruhan posisi keuangan Anda pada saat tertentu. Ini penting karena itu meringkas kekayaan bersih Anda. Bagian aset dari neraca mencantumkan semua yang dimiliki perusahaan Anda, termasuk uang tunai, uang yang terutang kepada Anda melalui piutang, inventaris di rak, dan pembelian jangka panjang yang berharga, seperti peralatan utama. Bagian kewajiban pada neraca Anda mencakup semua yang Anda berutang, termasuk saldo pinjaman jangka pendek dan jangka panjang serta hutang dagang. Kekayaan bersih perusahaan Anda, berdasarkan informasi yang disajikan pada neraca Anda, dihitung dengan mengurangi total kewajiban Anda dari total aset Anda.
Laporan arus kas atau arus kas proforma adalah alat akuntansi yang membantu Anda memprediksi kapan Anda akan memiliki modal yang tersedia dan kapan Anda akan mengalami kekurangan arus kas. Bagian keluar dari laporan mencantumkan semua uang masuk yang diantisipasi, dikelompokkan berdasarkan bulan. Uang ini tidak harus berasal dari pendapatan dari penjualan produk atau layanan. Itu juga dapat mencakup modal dari pinjaman atau investasi. Bagian keluar dari pernyataan termasuk semua uang keluar Anda yang diantisipasi, termasuk biaya penggajian, biaya bahan, sewa dan pembayaran asuransi. Pengeluaran yang Anda antisipasi tidak hanya mencakup biaya bisnis yang dapat dikurangkan. Anda juga akan mencantumkan pembayaran pokok pinjaman, yang tidak dapat dikurangkan dari pajak dan tidak akan muncul di laporan laba rugi. Intinya dari setiap kolom menunjukkan pengeluaran keluar dikurangi dari uang tunai yang masuk, menunjukkan berapa banyak uang yang Anda harapkan tersedia pada akhir bulan.
Apa Tujuan Seorang Akuntan?
Tujuan akuntan Anda adalah untuk meringkas pekerjaan pemegang buku Anda dengan menyusun buku besar ke dalam laporan. Akuntan Anda juga dapat mengisi formulir pajak Anda dan memberi tahu Anda tentang cara terbaik untuk menghabiskan dan menyimpan uang Anda. Anda mungkin atau mungkin tidak perlu mempekerjakan akuntan profesional, tergantung pada tingkat kenyamanan Anda dalam bekerja dengan angka, kompleksitas bisnis Anda dan situasi pajak Anda.
Tujuan pemegang buku Anda adalah untuk memasukkan tanda terima dan faktur ke dalam basis data, buku besar atau spreadsheet sehingga Anda dapat melacak pengeluaran dan penjualan. Sebagian besar sistem pembukuan dikomputerisasi karena program pembukuan dapat mengatur dan menambahkan angka lebih cepat dan efisien daripada sistem manual, tulisan tangan. Namun, Anda tidak memerlukan program komputer untuk melakukan pembukuan perusahaan Anda. Sistem tulisan tangan yang melacak penjualan dan pengeluaran juga akan memberikan informasi yang Anda butuhkan.
Anda dapat melakukan pembukuan sendiri dengan melacak pendapatan dan pengeluaran serta melacak informasi ini dengan cara yang bermanfaat bagi Anda dan akuntan Anda. Informasi tersebut harus mudah dibaca dan dipahami, dan harus secara akurat mencerminkan aktivitas keuangan bisnis Anda. Informasi pembukuan Anda akan berguna bagi akuntan Anda karena memberikan informasi yang diperlukan untuk menyusun laporan pajak dan dokumen pinjaman. Informasi yang sama dapat bermanfaat secara internal untuk memberikan wawasan tentang bisnis Anda, seperti menunjukkan berapa banyak penghasilan Anda berasal dari penjualan grosir versus penjualan eceran dan berapa banyak yang Anda belanjakan untuk material dibandingkan tenaga kerja.
Bahkan jika Anda menyewa seorang akuntan dan seorang pembukuan untuk mengatur informasi keuangan Anda dan menyiapkan formulir pajak Anda, Anda masih memiliki tanggung jawab akuntansi sebagai pemilik bisnis. Anda harus menyimpan semua informasi yang mereka butuhkan, seperti faktur yang Anda tulis dan tanda terima yang Anda terima untuk pembelian bisnis yang Anda lakukan. Semakin terorganisir dokumen-dokumen ini ketika Anda membawanya ke pemegang buku dan akuntan Anda, semakin sedikit Anda harus membayar waktu mereka. Pembukuan membutuhkan waktu lebih lama untuk mengatur kotak sepatu yang penuh tanda terima daripada bekerja secara metodis melalui file dengan dokumen yang telah disortir berdasarkan tanggal atau dengan akun kartu kredit.
Apa Aturan Akuntansi?
Aturan akuntansi mengatur cara pengeluaran dan pendapatan dimasukkan ke dalam sistem sebagai debit atau kredit. Aturan-aturan ini mengatur pembukuan entri ganda, sistem yang telah digunakan secara luas sejak Abad Pertengahan. Sistem entri ganda tidak hanya melacak pendapatan dan pengeluaran Anda, mereka juga menunjukkan bagaimana uang dan aset bergerak di sekitar perusahaan Anda. Dalam sistem entri ganda, setiap entri yang dimasukkan sebagai debit harus seimbang dengan kredit terkait dan sebaliknya. Alternatif untuk pembukuan entri ganda adalah sistem entri tunggal di mana Anda cukup mendaftar dan menghitung pendapatan dan pengeluaran Anda tanpa protokol bawaan untuk merekonsiliasi entri-entri ini dengan situasi keuangan Anda yang sebenarnya.
Ketika bekerja dengan akun pribadi, seorang individu yang mentransfer aset ke bisnis harus dikreditkan, sedangkan penerima, atau bisnis, harus didebit. Ini tampaknya berlawanan dengan intuisi karena dana telah meninggalkan tangan individu dan telah ditransfer ke tangan bisnis. Namun, akun pembukuan tidak selalu menggambarkan saldo kas aktual. Sebaliknya, mereka merujuk pada jumlah yang terutang atau dimiliki. Ketika seorang individu seperti pemilik mentransfer uang ke bisnis, transaksi ini meningkat, atau kredit, akun dan mewakili jumlah utang bisnis kepada individu itu. Transfer dana yang sama ini menciptakan debit untuk akun bisnis karena, meskipun uang tunai ada di tangan dan tersedia, itu sekarang dipinjamkan kepada individu yang telah menyediakannya.
Saat berurusan dengan akun nyata, seperti real estat dan mesin, aturan akuntansi mengharuskan Anda mendebit pembelian baru dan item kredit yang telah Anda jual atau tidak digunakan lagi. Aset awalnya diposting sebagai debit karena Anda telah menghabiskan uang untuk mendapatkannya. Jika Anda menjual atau mengeluarkannya setelah habis masa pakainya, Anda menghapus debit, atau mengkredit akun yang mewakili utang Anda pada pembelian.
Ketika bisnis Anda membeli bahan atau membayar sewa, aturan akuntansi mengharuskan Anda untuk memposting transaksi ini sebagai debit. Sebaliknya, ketika Anda menjual produk atau layanan, sistem akuntansi Anda memperlakukan transaksi ini sebagai kredit. Pembelian yang membutuhkan dana keluar mengurangi modal perusahaan Anda, karenanya mereka dilacak sebagai debit. Penghasilan dan keuntungan lainnya, seperti pembayaran sewa yang masuk, menambah modal perusahaan Anda, sehingga mereka dilacak sebagai kredit.
Meskipun aturan akuntansi ini mengatur bagaimana setiap transaksi muncul dalam sistem pembukuan Anda, Anda sebenarnya tidak harus memahami dan menerapkannya kecuali Anda membuat entri ke dalam sistem pembukuan entri ganda yang tidak diprogram untuk mengatur informasi Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan buku besar tulisan tangan sebagai dasar dari sistem akuntansi Anda, Anda harus memutuskan setiap kali Anda membuat entri apakah transaksi itu merupakan debit atau kredit dan di mana debit atau kredit yang sesuai akan muncul. Namun, jika Anda menggunakan perangkat lunak pembukuan, seperti QuickBooks, cek, faktur, dan kwitansi penjualan Anda akan secara otomatis muncul di akun kredit dan debit yang tepat, bersama dengan debit atau kredit yang sesuai.
Cara Menggunakan Akuntansi dalam Bisnis
Keuntungan akuntansi bukan hanya masalah strategi bisnis yang baik, meskipun informasi akuntansi tentu saja membantu Anda menyusun strategi dan merencanakan. Tidak ada bisnis yang dapat bertahan tanpa semacam sistem akuntansi. Jika perusahaan Anda melakukan pembelian dan penjualan tanpa melacak jumlah yang telah Anda beli dan jual, Anda tidak akan memiliki cara untuk menentukan apakah Anda telah memperoleh untung atau rugi pada akhir tahun. Anda tidak akan tahu berapa banyak Anda berutang dan berapa banyak yang Anda miliki, sehingga Anda tidak akan dapat menilai berapa banyak uang masuk yang dapat Anda tarik untuk penggunaan pribadi dan berapa banyak yang harus Anda simpan di rekening bank perusahaan Anda untuk bisnis yang akan datang biaya.
Informasi akuntansi juga memberikan wawasan berharga tentang operasi perusahaan. Ini memungkinkan Anda untuk membandingkan penjualan Anda dalam berbagai kategori dari waktu ke waktu, seperti melihat tren untuk berbagai produk di seluruh lokasi penjualan. Ini memberi Anda alat dan informasi untuk melihat pengeluaran Anda sebagai persentase dari pendapatan Anda untuk melihat apakah margin Anda berkelanjutan dan bagaimana kinerja perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing di industri Anda. Suatu proforma arus kas akan memungkinkan Anda untuk mencari sumber modal sebelum Anda benar-benar membutuhkannya dan untuk merencanakan pembelian besar agar sesuai dengan masa dalam setahun ketika uang tunai melimpah. Mengoperasikan bisnis tanpa informasi akuntansi seperti menerbangkan pesawat tanpa radar.
Akuntansi juga diperlukan untuk kelangsungan hidup perusahaan Anda karena Anda secara hukum diharuskan untuk melaporkan pendapatan dan membayar pajak. Tanpa sistem akuntansi yang lengkap dan akurat, Anda tidak akan tahu berapa banyak yang telah Anda hasilkan dan belanjakan, dan Anda tidak akan memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk mengisi formulir pajak lokal, negara bagian, dan federal. Juga, jika bisnis Anda membutuhkan pembiayaan, aplikasi pinjaman Anda hampir pasti mengharuskan Anda untuk memasukkan laporan keuangan dari tahun-tahun sebelumnya dan kemungkinan besar proyeksi untuk periode mendatang juga.
