Seperti halnya organisasi terstruktur mana pun, Anda harus menetapkan aturan protokol. Protokol adalah seperangkat pedoman mengenai rantai komando untuk bagaimana berbagai anggota organisasi harus berkomunikasi satu sama lain. Membangun dan mengelola berbagai jalur komunikasi dalam bisnis sejak dini sehingga semua pekerja dan manajer memahami siapa yang harus mereka hubungi.
Pemilik ke Manajer
Jalur komunikasi harus tetap terbuka antara pemilik dan manajemen perusahaan. Jarang bahwa pemilik berbicara langsung dengan karyawan atau kontak lain di bisnis, sebagai aturan pesanan, ketika ia memiliki manajer untuk melakukan ini membentuknya. Pemilik perusahaan memberikan arahan untuk bagaimana mengelola perusahaan serta pembaruan dan berita yang ingin diberikannya kepada karyawan melalui manajer.
Manajer untuk Karyawan
Jalur komunikasi antara manajer dan karyawan sangat penting untuk operasi sehari-hari perusahaan. Manajer harus mendelegasikan tugas khusus kepada pekerja dan menjawab pertanyaan tentang proyek kerja. Seorang manajer biasanya berkomunikasi melalui pertemuan rutin dengan seluruh departemennya. Dia juga dapat menjadwalkan sesi tinjauan karyawan tahunan dengan pekerja individu untuk membahas kinerja dan produktivitas. Hubungan antara manajer dan karyawan memerlukan komunikasi timbal balik - jika seorang karyawan memiliki pertanyaan, ia harus meminta manajer atau penyelianya langsung untuk menghormati rantai komando.
Kontak Karyawan atau Manajer ke Bisnis
Seorang pemilik juga mungkin harus menetapkan aturan komunikasi untuk karyawan atau manajernya dan kontak bisnis di luar. Misalnya, karyawan perusahaan manufaktur mungkin harus berkomunikasi langsung dengan perwakilan perusahaan yang memasok bahan baku untuk mengirimkan pesanan atau meminta informasi. Seorang investor mungkin ingin berbicara dengan tim manajemen perusahaan. Seperti yang dikatakan kapitalis ventura, Brad Feld, “Cukup sulit untuk membangun dan menjalankan bisnis; memiliki hambatan komunikasi yang dipaksakan antara pemimpin kunci dan influencer perusahaan hanya membuatnya semakin sulit. ”Pada saat yang sama, jika pemilik atau manajer mengizinkan terlalu banyak karyawan individu untuk menghubungi kontak luar, hal itu dapat menyebabkan kebingungan. Untuk alasan ini, manajer menugaskan karyawan tertentu, seperti agen pembelian atau penghubung bisnis, untuk berkomunikasi dengan kontak bisnis luar.
Komunikasi dengan Pelanggan
Mungkin jalur komunikasi yang paling penting di bisnis adalah antara karyawan bisnis dan pelanggannya. Bukan hal yang aneh bagi karyawan level mana pun, termasuk pemilik bisnis, untuk melakukan kontak langsung dengan klien. Namun, dalam beberapa kasus, karyawan tertentu tidak berwenang untuk berbicara dengan klien atau pelanggan karena alasan yang sama mereka tidak dapat berbicara dengan penyedia layanan dan kontak bisnis - potensi kebingungan.
