Menyiapkan laporan sumber daya manusia membutuhkan pengetahuan tentang semua disiplin ilmu di bidang SDM, serta pemahaman tentang kebutuhan, prestasi, dan strategi bisnis di tempat kerja. Laporan sumber daya manusia dapat memiliki tujuan yang sama dengan audit SDM. Dalam audit SDM, catatan ketenagakerjaan, proyeksi, tren dan manajemen adalah bagian utama dalam menentukan laba atas investasi dalam kegiatan departemen sumber daya manusia.
Diskusikan dengan direktur sumber daya manusia Anda atau kepala eksekutif perusahaan tujuan dari laporan SDM. Menentukan apakah laporan harus membahas satu area spesifik, beberapa atau semua fungsi departemen sumber daya manusia. Tanyakan siapa yang akan menerima laporan, karena itu dapat menentukan jenis informasi rahasia apa yang harus diungkapkan.
Meminta data sensus karyawan dari staf sistem informasi sumber daya manusia Anda atau manajer TI. Berdasarkan apa yang dicakup oleh laporan SDM Anda, Anda mungkin perlu data untuk disortir berdasarkan variabel yang berbeda, seperti masa kerja dan kinerja, departemen atau divisi, dan gaji. Jika Anda menyusun laporan untuk keperluan menguji kebijakan kesempatan kerja yang setara, penyortiran tambahan berdasarkan ras, jenis kelamin, usia, status veteran dan kecacatan akan diperlukan.
Tinjau data karyawan untuk akurasi dan kelengkapan. Buat koreksi dan, jika perlu, minta versi laporan sensus karyawan yang diperbaiki. Informasi seperti posisi karyawan, masa kerja, ras, jenis kelamin, penugasan departemen, kehadiran dan kinerja harus akurat untuk menghasilkan laporan yang komprehensif.
Kumpulkan salinan formulir pekerjaan. Laporan SDM yang komprehensif membahas kebijakan dan proses, oleh karena itu, meninjau formulir yang digunakan untuk setiap jenis tindakan ketenagakerjaan. Rakit aplikasi, formulir evaluasi perekrut, dokumen penilaian kinerja, laporan disiplin dan keluhan, formulir informasi rahasia karyawan dan salinan buku pegangan karyawan Anda.
Buat garis besar area fokus. Area yang disarankan meliputi: undang-undang yang memengaruhi perubahan tunjangan karyawan; tren ketenagakerjaan yang berkaitan dengan angkatan kerja multigenerasi; pelatihan dan pengembangan untuk perencanaan suksesi; peluang pengembangan promosi dan profesional yang terbukti efektif di tempat kerja Anda; dan, analisis turnover perusahaan dibandingkan dengan industri dan bisnis lainnya.
Lakukan penelitian tentang bidang yang ingin Anda analisis. Baca artikel, statistik, data, dan jurnal perdagangan untuk informasi tentang praktik terbaik sumber daya manusia untuk setiap area fokus. Siapkan file untuk setiap topik, dan tempatkan penelitian Anda dan informasi yang relevan tentang tempat kerja Anda di setiap file. Mengatur penelitian dan data Anda dengan cara ini memudahkan fokus pada satu topik pada satu waktu.
Buat analisis tertulis untuk setiap area fokus - satu area pada satu waktu. Idealnya, analisis Anda akan berisi penjelasan tentang data tempat kerja, perbandingan data dengan praktik masa lalu dan tren ketenagakerjaan saat ini dan rekomendasi untuk peningkatan di setiap bidang sumber daya manusia dan fungsi ketenagakerjaan.
Buat konsep pengantar untuk laporan SDM Anda. Jelaskan tujuan laporan, kepada siapa laporan tersebut didistribusikan dan hasil yang diinginkan. Komposisikan draft Anda sedetail mungkin, tetapi pertahankan keseluruhan pengantar sekitar tiga halaman. Ringkasan eksekutif yang disusun dengan baik umumnya disiapkan setelah menyelesaikan laporan, seperti ringkasan eksekutif dari rencana bisnis. Pembaca harus dapat membaca pengantar Anda dan memahami topik setiap bagian dalam laporan.
