Paket pembayaran yang disetujui sebelumnya, atau dikenal sebagai PAPP, memberikan kemudahan bagi pelanggan Anda serta departemen penagihan Anda. Dengan mengotorisasi perusahaan Anda untuk mentransfer sejumlah dana tertentu dari rekening giro atau tabungan pada tanggal yang telah ditentukan, pelanggan Anda tidak perlu berurusan dengan kerumitan melakukan pembayaran berkala. Demikian pula, pengaturan membebaskan departemen penagihan Anda dari menerbitkan faktur dan beberapa pemrosesan pembayaran. Karena Anda memerlukan otorisasi tertulis untuk mengakses akun yang dipegang oleh pelanggan lain, Anda harus mengamankan akses ke akun secara tertulis menggunakan formulir PAPP.
Kumpulkan informasi dasar pelanggan. Format bagian pada formulir bagi pelanggan untuk memasukkan nama mereka, nomor telepon perusahaan dan alamat penagihan di formulir PAPP. Sertakan bidang untuk semua informasi pelanggan yang disimpan oleh departemen tagihan Anda untuk setiap pelanggan.
Kumpulkan informasi tentang rekening giro tempat pelanggan mengotorisasi pembayaran. Kumpulkan nama dan alamat bank rumah, nomor peruteannya - angka sembilan digit pertama yang terletak di sudut kiri bawah cek - dan nomor rekening bank - seri angka yang mengikuti nomor perutean. Bank merancang sistem penomoran rekening mereka sendiri, sehingga mereka mungkin panjang lebar.
Kumpulkan cek yang dibatalkan dari pelanggan untuk mengonfirmasi informasi rekening giro.
Berikan pernyataan tertulis yang memberi wewenang kepada perusahaan Anda untuk melakukan penarikan dari akun yang ditentukan sesuai kebutuhan. Jika tanggal dan jumlah tagihan yang ditagih tetap konstan, biarkan kosong untuk diisi oleh pelanggan atau agen penagihan. Pernyataan contoh akan berbunyi, “Saya dengan ini mengizinkan (nama perusahaan) untuk mendebit akun saya sebesar $ ** _ pada ** _ setiap bulan. Saya menyatakan bahwa saya memiliki wewenang untuk mengesahkan debit dari akun yang tercantum di atas, dan menyetujui syarat dan ketentuan yang disajikan oleh perjanjian ini."
Berikan ruang bagi pelanggan untuk menandatangani dan memberi tanggal pada pernyataan untuk mengesahkan akun Anda.
Sertakan syarat dan ketentuan yang mungkin Anda butuhkan di bagian "Syarat dan Ketentuan". Barang-barang ini dapat mencakup ketentuan yang mewajibkan pelanggan untuk memikul tanggung jawab atas biaya yang dikembalikan atau ditolak dan memberikan pemberitahuan tentang perubahan rincian akun seminggu sebelum tanggal penagihan, serta menguraikan ketentuan untuk perusahaan Anda atau pelanggan untuk membatalkan perjanjian dengan pemberitahuan tertulis.
Peringatan
Meskipun Anda harus menyimpan salinan asli dari perjanjian PAPP, itu harus disimpan di lokasi yang aman untuk menjaga informasi keuangan pelanggan Anda aman dari orang-orang tanpa otorisasi untuk menggunakannya.
