Perusahaan diharuskan menyusun peraturan rumah tangga saat startup yang menetapkan prosedur untuk manajemen perusahaan secara keseluruhan. Anggaran rumah tangga biasanya menetapkan jumlah maksimum anggota dewan yang dapat duduk di dewan direksi perusahaan, lamanya waktu masing-masing dapat melayani dan proses untuk menambah atau mengganti anggota. Setelah anggaran dasar diratifikasi oleh dewan direksi awal, ketentuannya hanya dapat diubah dengan amandemen, baik melalui prosedur amandemen yang dinyatakan dalam anggaran dasar atau dengan suara terbanyak.
Konsultasikan dengan peraturan perusahaan untuk menentukan prosedur mengelola komposisi dewan direksi. Jika saat ini lebih sedikit anggota yang duduk di dewan daripada otorisasi anggaran rumah tangga, ikuti protokol pencalonan dan pemungutan suara yang dibuat oleh anggaran rumah tangga untuk menambah anggota baru. Anggaran dasar yang khas akan membutuhkan anggota dewan potensial untuk dicalonkan dan diperiksa oleh dewan saat ini, yang anggota-anggotanya kemudian akan memilih pencalonan. Anggota baru dapat ditambahkan ke dewan direksi jika mayoritas anggota saat ini memberikan dukungan.
Usulkan amandemen anggaran rumah tangga jika dewan saat ini pada jumlah maksimum anggota yang diizinkan. Amandemen harus diedarkan sebelum rapat dewan umum, dibahas pada rapat dan pemungutan suara. Jika mayoritas anggota dewan menyetujui perubahan tersebut, amandemen akan disahkan dan direktur baru diproses sesuai dengan prosedur biasa. Beberapa perusahaan mengharuskan perubahan anggaran rumah tangga disahkan oleh mayoritas pemegang saham alih-alih mayoritas dewan, dalam hal ini masalah tersebut harus ditambahkan ke dalam agenda rapat umum pemegang saham dan memberikan suara di sana.
Hadirkan pencalonan calon direktur ke dewan saat ini dan memberikan suara pada masalah jika perusahaan belum mengadopsi peraturan. Perusahaan tertentu beroperasi tanpa anggaran rumah tangga. Meskipun ini keliru dan bertentangan dengan undang-undang pembentukan perusahaan di sebagian besar negara bagian, tidak ada badan pengawas yang memeriksa untuk melihat apakah suatu perusahaan benar-benar telah membuat peraturan perusahaan secara tertulis. Dewan hanya dapat memilih untuk menambah anggota baru ketika tidak ada prosedur pengendalian.
Mengenang penambahan direktur baru dalam catatan perusahaan. Mintalah sekretaris dewan menyertakan hasil pemungutan suara dan perincian penting dari pembahasan untuk memeriksa kandidat dalam notulen rapat dewan. Tambahkan informasi kontak direktur dan resume ke file personalia perusahaan. Sesuaikan riwayat dewan resmi untuk mencatat tanggal penambahan jika ada masalah hukum di masa depan dan korporasi harus merujuk kembali kepada siapa yang duduk di dewan pada waktu tertentu. Buat perubahan pada semua komunikasi publik yang mencantumkan anggota dewan saat ini.
Kiat
-
Pertimbangkan untuk membentuk dewan penasihat sebagai pengganti menambah anggota ke dewan direksi atau mengubah anggaran rumah tangga. Dewan penasehat melibatkan pendukung tanpa mewajibkan mereka untuk mengawasi urusan korporasi. Ini dapat dikelola tanpa mematuhi formalitas yang diperlukan untuk anggota dewan direksi di bawah anggaran rumah tangga. Anggota dewan penasihat dapat membantu perusahaan seperti halnya anggota dewan biasa.
