Memulai atau menjalankan bisnis adalah petualangan yang mengasyikkan yang membawa sejumlah tugas, seperti melacak kesehatan keuangan organisasi Anda. Ada lebih dari satu pendekatan untuk manajemen keuangan, jadi memilih dasar akuntansi yang tepat untuk organisasi Anda sangat penting untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang tren keuangan dan membuat proyeksi untuk bisnis Anda. Metode akuntansi yang Anda putuskan juga dapat berdampak ketika aset Anda lancar. Apakah Anda menggunakan seorang akuntan atau melacak pendapatan dan pengeluaran sendiri, pilih hanya satu metode akuntansi dan berpegang teguh pada itu untuk konsistensi dan akurasi.
Dasar Akuntansi
Dua jenis akuntansi yang digunakan sebagian besar bisnis adalah metode basis akrual dan basis kas. Beberapa bisnis menggunakan metode basis kas yang dimodifikasi, yang menggabungkan prinsip-prinsip dari metode berbasis akrual dan kas.
Sementara masing-masing metode akuntansi mencatat aset, kewajiban, dan ekuitas, mereka berbeda pada saat masing-masing dicatat, sehingga berdampak pada gambaran keuangan bisnis pada titik tertentu.
Tiga komponen utama dari formula akuntansi dasar (yang harus seimbang setiap saat) adalah sebagai berikut:
- Aktiva: Aset mengacu pada aset berwujud dan tidak berwujud dari bisnis, seperti uang tunai, tanah, inventaris, bangunan, piutang, investasi, dan barang-barang yang layak secara finansial lainnya. Aset sama dengan kewajiban plus ekuitas.
- Kewajiban: Kewajiban merujuk pada kewajiban keuangan suatu bisnis untuk membayar kreditornya atas hutang dagang, upah yang masih harus dibayar dan pinjaman.
- Keadilan: Ekuitas pemilik atau ekuitas mengacu pada laba yang tersedia. Ekuitas ditambah kewajiban sama dengan aset.
Metode Akrual Akuntansi
Metode akrual akuntansi melaporkan pendapatan pada laporan laba rugi ketika mereka diperoleh dan mencocokkan pengeluaran terkait ketika pengeluaran terjadi, bukan ketika tagihan dibayarkan. Akuntansi akrual menghasilkan laporan laba rugi yang memberikan representasi akurat dari profitabilitas bisnis Anda untuk periode tertentu. Misalnya, jika perwakilan penjualan melakukan penjualan besar pada tanggal 15 Desember tetapi tidak berharap untuk menerima pembayaran hingga 15 Januari tahun kalender berikutnya, metode akrual mencatat penjualan sebagai pendapatan pada bulan Desember.
Demikian juga, jika sebuah proyek besar membutuhkan bahan pemesanan bulan ini, metode akuntansi akrual mencatat faktur sebagai biaya, daripada menunggu sampai dibayar. Metode ini membantu melacak uang yang Anda harus pesan untuk membayar faktur. Ini juga membantu untuk menghindari kesalahan di mana Anda secara tidak sengaja membeli sesuatu dengan uang yang sudah ditentukan untuk tujuan lain.
Jika pengeluaran terjadi karena pendapatan yang masuk, seperti persediaan yang dibutuhkan untuk memasang furnitur yang dipesan pelanggan, pengeluaran ini disesuaikan dan dicatat dengan pendapatan alih-alih dicantumkan secara terpisah, memberikan gambaran yang cukup akurat tentang modal apa yang akan tersedia setelah selesainya proyek. Ini berguna karena menjaga aset dan liabilitas agar tidak meningkat, yang dapat terjadi ketika mereka dicatat secara terpisah. Ini juga membuat pelacakan margin keuntungan menjadi mudah dan cepat karena pendapatan dan pengeluaran untuk proyek yang sama dilacak bersama.
Meskipun mempertahankan perspektif yang luas dan jangka panjang tentang keuangan sangat membantu dalam akuntansi bisnis, metode akrual bukannya tanpa kerugian. Akuntansi akrual membutuhkan lebih banyak estimasi dan perkiraan daripada akuntansi kas, yang hanya berurusan dengan pendapatan dan pengeluaran saat terjadi. Sebagai contoh, adalah mungkin untuk menghitung pendapatan sebelum benar-benar ada di rekening bank Anda dan kemudian membelanjakannya, mengirimkan bisnis baru ke red atau bahkan kebangkrutan.
Metode akrual juga membutuhkan lebih banyak waktu dan paling baik diawasi oleh seorang akuntan profesional yang mengetahui seluk beluk bagaimana menggunakan metode akuntansi akrual secara akurat. Salah satu bidang lengket akuntansi yang sebaiknya diserahkan kepada para profesional adalah memperkirakan utang buruk atau pendapatan yang tidak mungkin terjadi. Meskipun bisnis Anda mungkin memiliki sebagian besar klien tepercaya yang membayar tagihan mereka dengan segera, akan ada mereka yang terlambat membayar tagihan atau tidak sama sekali. Seorang akuntan profesional tahu bagaimana memperkirakan kerugian ini untuk memberi Anda gambaran yang relatif akurat tentang kesehatan keuangan bisnis Anda.
Dasar Akuntansi
Basis kas dari akuntansi mencatat pendapatan ketika uang diterima dan biaya ketika mereka dibayar. Misalnya, bayangkan bisnis Anda membeli 75 unit saluran untuk proyek konstruksi yang akan datang, tetapi faktur tidak sampai sebulan setelah Anda menerima barang. Rekening bank Anda agak ramping, jadi Anda menunggu satu minggu lagi untuk membayar faktur setelah diterima. Anda tidak mencatat pengeluaran sampai saat itu, meskipun bisnis Anda mungkin telah menempatkan saluran di proyek konstruksi. Untuk usaha kecil, mungkin terasa melegakan karena tidak harus mencatat pengeluaran sampai dibayar, tetapi juga dapat menyebabkan Anda secara tidak sengaja membelanjakan anggaran Anda dan akhirnya tidak dapat membayar uang yang Anda hutangkan kepada kreditor dengan segera.
Prinsip yang sama berlaku untuk pendapatan. Misalnya, Anda menandatangani kontrak dengan klien baru yang setuju untuk membayar bisnis Anda beberapa ribu dolar setelah selesainya sebuah proyek besar, yang akan memakan waktu beberapa bulan untuk Anda selesaikan. Sementara itu, bisnis Anda harus membeli bahan dan menyelesaikan pekerjaan, yang merupakan pengeluaran. Menggunakan basis akuntansi tunai, Anda hanya memiliki dana yang saat ini ada di rekening bank Anda yang tersedia untuk membeli persediaan. Meskipun Anda tidak akan sengaja masuk ke red with the bank, Anda akan memiliki gambaran yang meningkat tentang pengeluaran sekarang dan gambaran yang meningkat dari penghasilan Anda dalam dua bulan ketika proyek selesai. Ini membuat catatan kas tersedia untuk bisnis Anda tidak akurat dan tidak dapat diandalkan.
Meskipun metode akuntansi berbasis kas tidak seakurat basis akrual dalam jangka panjang, satu keuntungannya adalah bahwa metode ini tidak memerlukan ruang gerak yang sama besar dengan basis akrual. Estimasi yang dibutuhkan oleh basis akrual paling aman digunakan oleh bisnis yang menguntungkan, dengan leverage keuangan yang cukup untuk menutup biaya sebelum pendapatan diterima. Bisnis Anda dapat mulai dengan metode akuntansi berbasis kas dan kemudian, dengan bantuan seorang akuntan profesional, beralih ke basis akrual ketika ekuitas Anda meningkat.
Dasar Akuntansi yang Dimodifikasi
Dasar akuntansi yang dimodifikasi menggabungkan kekuatan dari basis akrual dan kas akuntansi. Dalam metode ini, pendapatan didokumentasikan saat diperoleh, menggunakan metode akrual. Pada saat yang sama, pengeluaran didokumentasikan ketika mereka dibayar, seperti dalam metode akuntansi kas. Meskipun metode basis kas yang dimodifikasi tidak mematuhi prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku umum atau GAAP, beberapa pemilik bisnis percaya bahwa itu menyatukan yang terbaik dari kedua metode akuntansi utama.
Misalnya, jika Anda membuat kontrak untuk membangun rumah di bulan Oktober yang akan selesai di bulan Januari, pendapatan akan dicatat di bulan Oktober. Persediaan bangunan yang dibeli menjelang penyelesaian proyek dicatat secara bertahap di seluruh proyek.Dengan cara ini, bisnis Anda mempertahankan catatan pendapatan dan penjualan yang akurat, sambil memiliki fleksibilitas untuk menjaga aset tetap lancar selama mungkin selama proses pembangunan itu sendiri. Konsekuensinya, basis akuntansi yang dimodifikasi dapat membantu beberapa usaha kecil yang memiliki proyek besar, tanpa harus mencocokkan rekening bank besar.
Kerugian paling signifikan dari metode akuntansi berbasis kas yang dimodifikasi adalah ketika agen luar atau auditor memeriksa catatan keuangan bisnis Anda. Karena metode ini tidak sesuai dengan GAAP, Anda harus kembali dan mengonversi semua catatan Anda menjadi metode berbasis kas atau metode akuntansi berbasis akrual. Kerja berlebih ini akan menghabiskan waktu dan uang organisasi Anda dalam jangka panjang.
