Resepsionis yang sukses dapat dengan mudah mengelola banyak tugas sambil memberikan kesan pertama yang positif tentang perusahaan mereka kepada tamu, pengunjung, dan karyawan potensial. Apakah Anda bekerja di perusahaan jasa profesional kecil atau perusahaan multinasional besar, keterampilan organisasi yang tepat dapat menjadi kunci untuk mempertahankan meja resepsionis yang efektif. Ide-ide organisasi resepsionis terbaik menyederhanakan tugas rutin dan membuat keramahtamahan lebih efektif.
Panduan Referensi Cepat
Buat panduan referensi cepat untuk informasi rutin seperti nomor yang sering dipanggil, nomor kantor dan daftar ekstensi telepon. Laminasi panduan ini untuk memudahkan penanganan dan rujukan dengan cepat. Tempatkan panduan ini dalam file yang terorganisir saat tidak digunakan aktif. Pertimbangkan untuk memiliki salinan tambahan dari panduan ini untuk diberikan berdasarkan permintaan. Panduan ini akan membuat Anda lebih efisien dan dapat membantu mempercepat tugas rutin seperti mentransfer panggilan.
Janji Utama
Buatlah daftar pengunjung yang diantisipasi untuk hari itu dengan waktu janji temu. Masukkan nama orang tersebut dan siapa yang harus Anda beri tahu pada saat kedatangan. Daftar ini akan memungkinkan Anda menyesuaikan pernyataan selamat datang Anda kepada pengunjung. Misalnya, ketika seorang tamu datang, Anda dapat mengatakan, "Selamat datang, Tuan Smith. Ms. Epps sangat senang dengan pertemuan Anda." Jenis ucapan ini membuat tamu merasa lebih disambut dan dapat membantu meningkatkan hasil pertemuannya. Sambutan khusus ini sangat membantu untuk wawancara karyawan. Jika seorang karyawan potensial merasa disambut, ia akan lebih nyaman untuk wawancara dan akan memiliki pandangan yang lebih baik untuk bekerja di perusahaan.
Jadwal Break Rotation
Pastikan Anda memiliki cadangan yang tepat untuk menutupi tugas Anda saat Anda sedang istirahat atau sedang sakit. Buat "lembar contekan" yang menguraikan tugas dan fungsi dasar yang dapat diberikan kepada siapa saja yang mengisi untuk Anda. Pertimbangkan untuk membuat jadwal formal yang merotasi tugas-tugas cakupan di antara berbagai departemen di perusahaan Anda. Sistem rotasi ini akan memberi Anda lebih banyak kontak dengan berbagai bagian bisnis, yang memudahkan Anda untuk mengarahkan pertanyaan di masa mendatang.
Scrapbook Perusahaan
Buat lembar memo perusahaan yang menyoroti berita positif dan kegiatan perusahaan. Susun buku-buku ini ketika Anda memiliki waktu henti dan letakkan di ruang tunggu Anda untuk ditinjau pengunjung. Buku-buku ini akan memberikan cara yang konstruktif bagi pengunjung untuk menghabiskan waktu sementara mereka menunggu janji mereka dan dapat membantu mereka menjadi lebih akrab dengan perusahaan Anda pada saat yang sama. Dengan membuat tamu Anda sibuk, Anda akan dapat menjaga perhatian Anda pada tugas dan panggilan telepon lain, yang meningkatkan efisiensi organisasi Anda.
Minuman
Simpan minuman yang mudah dijangkau di meja bagian penerima tamu Anda. Pasang kulkas kecil untuk menyimpan minuman dingin di bawah meja Anda atau di ruang tunggu. Memiliki pembuat kopi satu cangkir dalam jangkauan, bersama dengan produk kopi standar seperti gula dan krim. Tempatkan nampan makanan yang dipanggang di meja penerimaan Anda, atau semangkuk permen keras. Dengan menutup minuman ini, Anda dapat memberikan sambutan hangat kepada tamu perusahaan Anda tanpa harus meninggalkan area penerimaan.
