Menyaring panggilan adalah seni. Anda tidak hanya harus tahu panggilan mana yang harus disaring dan mana yang harus dilalui, tetapi Anda harus memiliki cukup kemampuan untuk mengarahkan kembali panggilan dengan anggun atau meminta penelepon mencoba lagi nanti. Keterampilan yang diperlukan untuk tugas ini termasuk memiliki kemampuan untuk mengambil pesan terperinci dan tetap cukup terorganisir untuk mengajukan, menindaklanjuti, atau mendistribusikan pesan tersebut secara efisien.
Dapatkan Informasi Terkait
Setelah menjawab panggilan, dapatkan sebanyak mungkin informasi terkait dari penelepon. Catat nama dan perusahaan penelepon dan nama orang yang ditelepon. Cobalah untuk menentukan sifat dari panggilan itu. Cukup tanyakan, "Bolehkah saya memberi tahu Mr. X sifat panggilan Anda?" Ini membantu Anda menentukan apakah Tn. X ingin menerima telepon.
Buat Panggilan Pengadilan yang Bijaksana
Jika Anda tahu bahwa Tn. X tidak menerima panggilan dari pengacara, Anda dapat dengan sopan memberi tahu penelepon yang meminta ini dan dengan sopan mengakhiri panggilan. Jika Anda menerima telepon dingin dari rekan bisnis, tanyakan kepada Tn. X apakah dia ingin menerima telepon. Jika tidak, maka dengan sopan katakan bahwa Tuan X tidak tersedia dan menerima pesan terperinci.
Jangan Membuat Janji Kosong
Jika Anda tidak yakin apakah orang yang ditelepon akan membalas panggilan, jangan mengambil kebebasan untuk menjanjikan panggilan balik tersebut. Hanya ingat ketika menyaring panggilan bahwa pekerjaan Anda adalah untuk mendapatkan informasi sebanyak mungkin dari penelepon. Apa yang terjadi di luar titik itu bukan urusan Anda. Menskrining panggilan melibatkan hanya melalui penelepon yang telah disetujui sebelumnya dan mengambil pesan untuk semua orang.
