Tidak ada yang suka menjadi pembawa berita buruk, dan tugas untuk memberi tahu karyawan bahwa ia melakukan pekerjaan yang kurang bagus adalah pekerjaan yang sulit. Betapapun sulitnya, teguran terkadang penting untuk menjaga agar pekerjaan di perusahaan Anda tetap berjalan lancar. Ambil langkah-langkah untuk menegur karyawan secara efektif dan profesional sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang profesional dan sopan.
Persiapan
Kumpulkan semua fakta, termasuk tanggal, waktu, dan detail situasi. Diam-diam dapatkan dokumentasi dari semua orang lain yang terlibat, seperti kartu waktu atau laporan tertulis tentang perilaku yang tidak dapat diterima.
Tulis garis besar singkat untuk digunakan dalam rapat Anda, uraikan situasi dan potensi penyelesaiannya, dan uraikan statistik, fakta atau tanggal yang dimaksud untuk referensi mudah dalam rapat Anda.
Tahan semua panggilan sampai setelah rapat, sehingga Anda dapat memberi perhatian penuh karyawan Anda.
Pertemuan
Perkenalkan masalah yang menjadi perhatian secara profesional selama pertemuan. Tekankan sudut pandang Anda dengan menggunakan pernyataan "Saya" versus pernyataan "Anda", yang bisa dianggap lebih pribadi atau meremehkan. Misalnya, daripada mengatakan, "Area kerja Anda berantakan," lebih baik mengatakan, "Saya khawatir area kerja Anda menghambat kemampuan Anda untuk melakukan pekerjaan Anda secara efektif."
Bersikap langsung dan singkat dengan keprihatinan Anda, jaga agar teguran itu tetap pendek dan profesional. Pertemuan harus sesingkat mungkin, jadi jangan memutar ulang poin atau mengulang poin.
Dorong karyawan Anda untuk merespons atau menjelaskan, dan perhatikan apa yang dia katakan. Dia mungkin memiliki alasan logis atau dapat dimengerti untuk perilakunya.
Penutupan
Tanpa kecewa, beri tahu karyawan langkah-langkah apa yang harus diambil selanjutnya jika situasinya tidak membaik - apakah itu termasuk peringatan tertulis, tindakan administratif lebih lanjut, atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Tekankan bahwa Anda mengadakan pertemuan ini, sehingga konsekuensi selanjutnya dapat dihindari.
Identifikasi tujuan Anda dengan jelas untuk karyawan, dan hasil spesifik yang ingin Anda lihat setelah rapat.
Tutup rapat dengan sopan dan positif. Berterimakasihlah kepada karyawan karena telah meluangkan waktu untuk membahas situasi, dan mengungkapkan keyakinan yang jelas akan kemampuannya untuk memperbaiki atau memperbaiki situasi.
Evaluasi rapat Anda saat itu masih segar di pikiran Anda. Bagaimana hasilnya? Apa kesan Anda tentang tanggapan dan sikap karyawan?
Dokumentasikan diskusi Anda dengan karyawan secara tertulis dengan tindak lanjut singkat. Ini dapat berupa e-mail atau surat resmi atau memo. Berterimakasihlah kepadanya untuk meluangkan waktu untuk bertemu dan membahas situasi, dan tekankan bahwa Anda menantikan hasil yang optimis.
