Apakah Anda bekerja di departemen hubungan masyarakat yang sibuk untuk sebuah perusahaan besar, atau telah ditugaskan untuk menangani promosi untuk acara kecil, peringatan media adalah salah satu alat terpenting dari perdagangan. Peringatan media adalah undangan yang dirancang untuk menginformasikan media tentang acara Anda, seperti konferensi pers atau grand opening, dan menarik mereka untuk hadir. Peringatan media berbeda dari rilis pers, yang merupakan contoh dari jenis liputan yang ingin Anda lihat setelah acara.
Tambahkan judul ke dokumen yang bertuliskan "Peringatan Media." Gunakan font besar - 20 poin atau lebih tinggi - semua huruf kapital dan cetak tebal untuk memastikan bahwa peringatan menonjol di antara semua item lain yang diterima ruang berita setiap hari.
Sertakan tanggal Anda mengirimkan lansiran dan informasi kontak Anda di bagian atas halaman.
Jelaskan informasi dasar tentang acara tersebut; termasuk siapa, apa, di mana, kapan dan mengapa. Pisahkan setiap aspek menjadi paragraf terpisah, masing-masing dengan tajuknya sendiri.
Gunakan bahasa yang jelas dan meyakinkan untuk menggambarkan acara tersebut, tetapi hindari pelaporan. Peringatan media dirancang untuk menarik media ke suatu acara, tidak menjelaskan acara tersebut atau memberikan sudut pandang pada berita tersebut.
Cetak peringatan media pada kop surat perusahaan. Periksa ulang dokumen untuk kesalahan pengetikan, ejaan, dan tata bahasa dan konfirmasi bahwa detail acara sudah benar.
Persiapkan daftar kontak media Anda. Setiap outlet media memiliki preferensi sendiri untuk menerima peringatan, tetapi sebagian besar lebih memilih faks atau email. Konfirmasikan bahwa informasi kontak yang Anda miliki untuk setiap orang sudah benar untuk menghindari pemborosan waktu.
Kirim peringatan media setidaknya 24 jam sebelum acara, jika memungkinkan. Jika peringatan media adalah untuk konferensi pers menit terakhir, atau tawaran untuk ahli tentang berita, kirimkan sesegera mungkin, lebih disukai dengan setidaknya satu atau dua jam pemberitahuan.
Menindaklanjuti peringatan media dengan panggilan telepon jika Anda ingin mengkonfirmasi bahwa media utama menerima peringatan dan berencana untuk hadir, atau jika itu akan keluar dengan pemberitahuan singkat.
Posting peringatan media ke situs web perusahaan Anda, dan tambahkan informasi tentang acara tersebut ke umpan media sosial perusahaan Anda, jika ada. Jika media mengikuti Anda secara online, mereka dapat segera mendapatkan informasi dari sumber-sumber tersebut, yang sangat penting jika mereka berada di lapangan dan tidak menerima peringatan cetak Anda.
Kiat
-
Biarkan media waspada, tidak lebih dari satu halaman. Jelaskan bahwa akan ada peluang untuk foto dan video di acara media.
