Respons efektif terhadap surat yang meminta informasi memberi pelanggan informasi yang diminta segera, menghindari kata-kata atau pengisi yang berlebihan. Menanggapi permintaan pelanggan untuk informasi secara tepat waktu meningkatkan kredibilitas bisnis Anda.
Pembukaan
Masukkan nama pelanggan dan informasi kontak di sudut kiri atas surat, dalam format penulisan surat standar. Sebagai contoh:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Di bawah alamat pelanggan, masukkan tanggal Anda menyusun surat.
Gunakan nama depan pelanggan untuk mempersonalisasi surat itu dan bukan generik "Pelanggan yang Terhormat." Baris pertama setelah salam harus memberi tahu si dia bahwa surat itu memang merupakan jawaban atas permintaannya akan informasi: "Yth. John, Menanggapi permintaan Anda akan informasi …"
Badan Surat
Minta surat pelanggan di depan Anda ketika Anda menyusun tanggapan. Baca lagi surat itu untuk memastikan bahwa Anda memahami dengan jelas informasi yang dia minta. Jika pelanggan menginginkan lebih dari satu informasi, sorot berbagai item untuk memastikan Anda tidak meninggalkan informasi apa pun. Kemudian di badan surat, alamat setiap item dalam format daftar. Jika berlaku, gunakan elemen format poin-peluru atau daftar nomor yang disediakan dalam program perangkat lunak Anda.
Penutupan
Undang pelanggan untuk mengambil tindakan berdasarkan pada informasi yang Anda berikan dan terlibat kembali dengan bisnis Anda, saran Cynthia Perun di Entrepreneur. Jika Anda dapat membantu pelanggan melakukan pemesanan online dari lokasi bisnis Anda, misalnya, undang dia untuk datang ke toko untuk melakukannya. Sertakan nomor telepon bisnis, alamat email, dan alamat situs web Anda. Tidak apa-apa untuk mengulangi informasi ini dalam surat penutup - dan mengundang pelanggan untuk menghubungi Anda jika ia membutuhkan informasi tindak lanjut.
Kiat
-
Kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa merefleksikan bisnis Anda dengan buruk. Sebelum mengirim korespondensi kepada pelanggan, termasuk tanggapan terhadap permintaan informasi, minta asisten administrasi Anda atau rekan kerja membaca ulang surat-surat tersebut setidaknya dua kali.
