Banyak perusahaan membawa vendor luar ketika mereka memiliki proyek skala besar. Ada banyak alasan untuk melakukan outsourcing pekerjaan, termasuk kurangnya staf, kurangnya sumber daya dan kurangnya keahlian untuk proyek tersebut. Ketika memilih vendor perspektif, bisnis sering mengirimkan Permintaan Informasi atau Permintaan Proposal. Sebelum memutuskan jenis alat apa yang terbaik untuk organisasi Anda, pertimbangkan perbedaan di antara keduanya.
Permintaan informasi
Permintaan Informasi, atau RFI, adalah dokumen perencanaan. Itu adalah dokumen informal dan biasanya tidak memerlukan komitmen dari salah satu pihak. RFI dirancang untuk mengumpulkan informasi tentang perusahaan, kemampuan, keterampilan, dan pengalaman calon vendor. Detail dan anggaran proyek biasanya tidak termasuk dalam jenis dokumen ini. Satu-satunya saat informasi jenis ini dimasukkan adalah jika perusahaan mencari vendor jangka pendek untuk proyek kecil.
Proposal permintaan
Permintaan untuk Proposal, atau RFP, adalah dokumen kompleks yang dibuat perusahaan untuk menarik tawaran dan proposal dari vendor luar. RFP biasanya mencakup anggaran, garis waktu, dan kriteria proyek, serta sasaran dan sasaran perusahaan. Ini berfokus pada spesifikasi dan ruang lingkup proyek, dan bekerja untuk meminta tanggapan rinci dari vendor potensial. Balasan vendor biasanya mencakup informasi tentang perusahaan vendor, harga yang diajukan, dan detail spesifik tentang bagaimana vendor akan menjalankan dan mengelola proyek.
Proses
RFI biasanya digunakan sendiri untuk proyek beranggaran rendah, dan sebagai titik awal untuk proyek beranggaran tinggi. Biasanya diperlukan beberapa minggu untuk mengirim dan menerima tanggapan untuk jenis dokumen ini, dan biasanya kurang dari 10 halaman. RFP digunakan untuk proyek-proyek beranggaran tinggi, dan umumnya dibuat pada akhir fase pengumpulan-informasi proyek. Biasanya diperlukan beberapa bulan untuk mengirim dan menerima tanggapan vendor dengan jenis dokumen ini, dan biasanya setidaknya 20 halaman atau lebih.
Keuntungan
Menggunakan RFI menguntungkan untuk proyek-proyek kecil yang berdampak rendah. Dokumen ini tidak memerlukan banyak waktu atau upaya dari vendor potensial, karena mereka tidak perlu mengirim kembali deskripsi panjang tentang detail proyek. Oleh karena itu perusahaan menggunakan jenis dokumen ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang ruang lingkup proyek besar sebelum memulai proses proposal. Manfaat RFP adalah mempersiapkan perusahaan untuk bergerak maju dengan vendor dan memulai fase kontrak.
Kekurangan
Kelemahan dari RFI adalah bahwa vendor mungkin tidak tertarik untuk mengirimkan informasi karena mereka tidak melihat komitmen yang tersirat dari perusahaan. Kerugian RFP adalah persiapan yang menghabiskan waktu yang dibutuhkan untuk mengirim dan menerimanya. Jika perusahaan tidak yakin tentang ruang lingkup keseluruhan dan spesifikasi proyek, menulis RFP mungkin sangat sulit atau dapat mengakibatkan proposal vendor yang tidak dapat diprediksi.
