Resepsionis biasanya adalah orang pertama yang Anda lihat saat memasuki kantor, yang menjadikan mereka representasi penting dari perusahaan tempat mereka bekerja dan profesional lainnya di kantor. Mengamati etiket bisnis adalah bagian utama dari pekerjaan resepsionis, tetapi beragam dan berubahnya pendapat tentang apa yang merupakan perilaku yang baik membuat resepsionis atau penyelia sulit menentukan perilaku yang tepat.
Makna
Pentingnya resepsionis sebagai orang yang memberikan kesan pertama kepada penelepon dan pengunjung sulit untuk melebih-lebihkan. Resepsionis dengan perilaku buruk menetapkan nada negatif sebelum rapat dan gagal menginspirasi kepercayaan pada klien potensial. Di sisi lain, resepsionis yang memperhatikan etiket bisnis memberikan rasa profesionalisme dan efisiensi yang kuat. Ini tidak hanya meningkatkan citra perusahaan kepada orang luar tetapi juga membantu pekerja lain merasa seolah-olah kantor mereka adalah tempat profesional untuk bekerja.
Jenis
Resepsionis mewakili majikan mereka dengan berbagai cara. Menjawab panggilan telepon dan menyapa pengunjung adalah dua tugas paling umum bagi resepsionis, dan keduanya membutuhkan etiket yang tepat. Kebijakan perusahaan mungkin mengharuskan resepsionis untuk menggunakan skrip telepon yang telah ditentukan saat menerima panggilan dan menghubungi berbagai jenis klien. Dalam kasus lain, resepsionis diizinkan untuk menggunakan kebijaksanaan mereka sendiri dalam menangani setiap interaksi dengan tingkat formalitas dan profesionalisme yang berbeda, meskipun sesuai. Individu yang bekerja di kantor terkadang menyampaikan aturan tambahan kepada resepsionis, seperti kapan dan bagaimana resepsionis dapat menghubungi mereka.
Latihan
Sementara beberapa kantor mengharuskan resepsionis untuk memegang gelar sekolah menengah atau perguruan tinggi, banyak pelatihan etika resepsionis terjadi di tempat kerja. Resepsionis mungkin mulai bekerja di kantor dengan posisi yang tidak memerlukan interaksi, seperti pekerjaan entri data atau asisten kantor. Perhatian pada kebijakan perusahaan dan bagaimana perilaku resepsionis mungkin membuat karyawan baru memenuhi syarat untuk posisi resepsionis pertama kali, yang akan menghasilkan pengalaman yang dapat berguna dalam mengejar pekerjaan resepsionis lainnya.
Pertimbangan
Setiap industri dan kantor memiliki aturan sendiri untuk etiket resepsionis. Beberapa kantor memerlukan cara berpakaian dan berbicara formal. Yang lain mengenakan etiket yang lebih kasual untuk membuat klien merasa santai dan disambut. Komunikasi antara resepsionis baru dan penyelia sangat penting agar semua orang tahu apa yang diharapkan. Sebagai resepsionis, jika Anda tidak yakin dengan etiket untuk situasi tertentu, maafkan diri Anda dengan sopan dan tanyakan kepada supervisor atau resepsionis senior bagaimana Anda harus merespons.
Kiat
Meskipun setiap kantor berbeda, resepsionis tetap dapat memanfaatkan beberapa tip yang sama. Multitasking sangat penting untuk kinerja pekerjaan yang baik, tetapi ketika seseorang memasuki kantor, penting untuk memberinya perhatian penuh. Ini berarti menahan panggilan atau menyelesaikannya dengan cepat, meletakkan kertas dan melakukan kontak mata langsung. Ruang kerja resepsionis harus bebas dari kekacauan untuk memproyeksikan sikap yang lebih profesional dan juga untuk membuatnya lebih mudah untuk menyelesaikan tugas-tugas sederhana seperti mencari informasi dan menawarkan seseorang pena untuk mengisi formulir. Akhirnya, ketika memimpin seseorang ke kantor, resepsionis harus selalu memimpin untuk memastikan tamu bahwa kehadirannya diizinkan dan untuk menyelamatkannya dari rasa malu karena tidak tahu harus pergi ke mana.
