Dalam "Menjaga Pembukuan: Pembukuan Dasar dan Akuntansi untuk Usaha Kecil yang Sukses, Edisi Ketujuh," Linda Pinson mendefinisikan hutang yang dibayarkan oleh suatu perusahaan kepada kreditor untuk barang atau jasa yang dibeli. Perusahaan memberikan tanggung jawab untuk mencairkan pembayaran kepada anggota dari tim akuntingnya atau tim hutang khusus akun. Tim hutang khusus berdedikasi menggunakan serangkaian prosedur pemrosesan standar. Prosedur ini meminimalkan biaya overhead sambil memaksimalkan hubungan vendor.
Makna
Penipuan, penggelapan dan kesalahan dalam pemrosesan dapat menghancurkan bisnis. Sangat penting untuk menerapkan prosedur kontrol untuk mengurangi risiko tersebut. Beberapa kontrol umum dan efektif termasuk: pemisahan tugas untuk mengurangi risiko penggelapan; fungsi dan pedoman pembelian formal untuk mengurangi risiko penggelapan, faktur dan kesalahan penipuan; ambang batas jumlah penandatangan kedua untuk mengurangi risiko penggelapan dan kesalahan; dan validasi nomor faktur sistematis untuk mengurangi risiko kesalahan pembayaran rangkap.
Vendor
Kreditor ditambahkan ke database perusahaan sebagai vendor. Tugas ini umumnya ditugaskan untuk petugas yang harus dibayar atau petugas keuangan yang tidak memiliki kemampuan untuk menghasilkan pembayaran.
Untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, vendor didorong untuk bekerja dengan tim hutang dagang untuk mengatasi masalah faktur. Menghubungi agen pembelian atau departemen pemesanan akan menambah keterlambatan untuk mencari atau menyelesaikan faktur yang belum dibayar atau dibayar sebagian.
Fungsi
Vendor diinstruksikan untuk mengirim faktur langsung ke departemen hutang. Faktur dicap waktu dan jam pemrosesan dimulai. Jika pesanan pembelian dihasilkan untuk mendapatkan barang atau jasa, faktur akan dicocokkan dengan pesanan pembelian dan bukti penerimaan. Mary S. Schaeffer membahas proses "pertandingan tiga arah" ini dalam buku "Hutang yang dibayar: panduan untuk menjalankan departemen yang efisien."
Jika pembelian dilakukan tanpa pesanan pembelian, itu harus memenuhi pedoman yang ditetapkan perusahaan. Jika pedoman dipenuhi, faktur diteruskan ke departemen pemesanan untuk persetujuan dan pengkodean yang sesuai.
Prosedur Pencairan
Analis hutang dagang berwenang untuk menghasilkan pembayaran. Analis bekerja dengan rajin untuk memproses faktur pada waktu yang tepat untuk memastikan bahwa mereka dibayar segera dan diskon diambil bila memungkinkan. Kedua tujuan ini menghasilkan peluang untuk mengendalikan biaya overhead. Ini sangat penting di mana agen pemerintah dihukum karena pembayaran tertunda.
Pembayaran elektronik adalah alat penghematan biaya lain. Ini memotong biaya pemeriksaan kertas dan meminimalkan penipuan pemeriksaan atau penggelapan. Jika perlu mengeluarkan pembayaran parsial atau menolak pembayaran, akun tersebut membayar dokumen analis dan menjelaskan situasinya.
Audit Internal
Analis hutang dagang memastikan bahwa pembayaran dicairkan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Tim audit internal perusahaan akan secara selektif meninjau hasil pekerjaan analis dengan meminta dokumentasi untuk sekelompok faktur terpilih. Auditor meninjau dokumentasi untuk memastikan bahwa prosedur pengendalian telah ada dan diikuti dengan benar. Prosedur kontrol yang tidak memadai mengakibatkan kerugian yang tidak terduga. Diperlukan waktu dan biaya tambahan untuk memulihkan kerugian tersebut.
