Hutang akun merupakan bagian penting dari catatan keuangan Anda dan dapat dikenakan penipuan tanpa rekonsiliasi dan pengawasan yang cermat. Prosedur audit hutang dagang yang kuat dapat memastikan keakuratan dan ketepatan waktu pembayaran tagihan Anda. Prosedur audit hutang dagang terbaik memungkinkan campuran cek harian, kontrol internal rutin dan prosedur audit eksternal.
Prosedur Rutin
Hutang akun harus seimbang setiap hari untuk merekonsiliasi pembayaran dengan entri yang dicatat. Setiap perbedaan antara jumlah total yang dibayarkan dan jumlah yang dicatat harus diperiksa dan direkonsiliasi dengan segera. Pengawasan manajemen setiap individu yang terlibat dalam hutang harus ketat dan harus mencakup pemantauan rutin kegiatan. Manajer harus dilatih untuk mengawasi tanda-tanda pelanggaran oleh staf yang harus dibayar.
Prosedur pemberhentian yang membantu menetapkan jejak audit harus diberlakukan. Pemberhentian ini harus mencakup tinjauan manajemen atas rekonsiliasi harian, laporan perbedaan bulanan dan pemberhentian individu untuk transaksi besar untuk memastikan bahwa semua informasi benar.
Kontrol Internal
Kontrol internal untuk hutang yang dibayarkan harus mencakup persyaratan tanda tangan sesuai dengan jumlah pembayaran. Pertimbangkan untuk menerapkan beberapa tingkatan persyaratan tanda tangan. Misalnya, Anda dapat meminta tanda tangan manajer akuntansi untuk item lebih dari $ 5.000, penandatanganan eksekutif untuk item lebih dari $ 10.000 dan persyaratan tanda tangan ganda untuk pembayaran lebih dari $ 25.000. Sesuaikan persyaratan tanda tangan Anda dengan total pendapatan Anda dan kerentanan bisnis Anda terhadap penipuan untuk keuntungan maksimal.
Menetapkan prosedur kontrol rutin untuk hutang dagang. Sertakan pemeriksaan spot pada pembayaran individual untuk memastikan keakuratan. Misalnya, tinjau lima hutang setiap hari dan periksa jumlah pembayaran dan informasi penerima pembayaran dan pastikan bahwa catatan akuntansi telah dilengkapi dengan benar.
Selama prosedur penutupan buku pada akhir bulan atau periode keuangan, sertakan prosedur sign-off untuk semua pekerjaan yang harus dibayar termasuk total ringkasan dan rekonsiliasi akun. Selain itu, simpan laporan yang sedang berjalan yang memantau tingkat pembayaran dari pemrosesan yang dapat dibayarkan oleh akun. Jika tingkat pembayaran tiba-tiba naik atau turun, penyelidikan otomatis atas penyebabnya dapat mencegah potensi masalah.
Audit Eksternal
Sebagian besar audit eksternal mencakup hutang dagang sebagai area pengujian. Audit eksternal harus mengambil pencatatan hutang yang terperinci dan melacak total dari rincian melalui semua catatan akuntansi ke total ringkasan dan harus mencakup penarikan bank. Item yang dipilih harus dipilih untuk pengujian mendalam. Penerima pembayaran tertentu harus dihubungi untuk memverifikasi tanda terima pembayaran. Selain itu, rekonsiliasi rutin harus ditinjau untuk akurasi dan pemrosesan logis. Rekonsiliasi dengan perbedaan besar harus diselidiki sepenuhnya.
Audit eksternal harus menguji kewajiban yang tidak tercatat. Pertimbangkan memilih semua faktur di atas ambang yang ditentukan dan pemilihan acak faktur rutin untuk tinjauan mendalam. Lihatlah catatan pengeluaran, kredit untuk pengembalian, barang yang diterima tetapi tidak ditagih, dan akun khusus faktur. Pastikan bahwa setiap faktur dicatat dengan benar dalam periode waktu yang benar. Tinjau akun untuk melihat apakah akun itu dicatat sebagai kewajiban atau jika akun tersebut dikecualikan dengan benar dari periode waktu.
